Kundcase Armémuseum

Så driver Armémuseum sina projekt med framgång.

armemuseum_logo

Tydligare, effektivare och mer avgränsade projekt samt bättre resursfördelning blev resultatet när Armémuseum lät utbilda hela organisationen i projektledning tillsammans med Framfot. Med konkreta verktyg och metoder för projektledning utvecklade organisationen nya arbetssätt som i dag genomsyrar verksamheten.
– I dag arbetar vi i en projektorganisation där olika kompetenser går in i och ur projekten beroende på behov, säger Christina Tengnér, projektledare.

När Armémuseum satsade på en projektledarutbildning för samtliga anställda anpassade Framfot kursinnehållet efter verksamheten. Armémuseum fick konkreta verktyg att utveckla en ny projektorganisation med effektiva arbetssätt.

– Vi fick lära oss flera olika projektmetoder. Jag såg att jag kunde plocka russinen ur kakan och använda det bästa ur olika planeringsverktyg för att hitta modeller som passar vår organisation, säger Christina.

Projekttavla visualiserar och konkretiserar vad som behöver göras

Ombyggnationen av ett helt våningsplan på Armémuseum är ett omfattande projekt som Christina driver. Projektplaneringen sker parallellt med implementeringen och utställningen tar form rum för rum under tiden som inredningsarkitekterna arbetar med lokalerna.
– I stort sett all museipersonal är involverad i något skede och vi genomför ombyggnationen utan att stänga avdelningen, vilket vi normalt brukar göra, säger Christina som är väldigt positiv till att alla deltar i planeringen i det här projektet.

Med en projekttavla inspirerad av LEAN som centralt verktyg för projektplanering blir det lätt och konkret för alla involverade att få en övergripande bild av arbetet.

– Vi har möten varje fredag kring LEAN-tavlan och uppdaterar om det är något som blivit klart tidigt eller om det är något vi behöver skjuta fram. Metoden är effektiv för att visualisera vad alla gör i projektet och för att ge påminnelser om uppgifter och deadlines, berättar Christina.

Christina Tengnér, projektledare och Aron Erstorp, projektmedarbetare, vid projekttavlan.

Christina Tengnér, projektledare och Aron Erstorp, projektmedarbetare, vid projekttavlan.

Projektrum öppnar upp för tydligare kommunikation och snabba beslut

De som är mest involverade i projektet arbetar i ett projektrum som möjliggör kunskapsdelning, överhörning och snabba beslut. Antalet möten minskar, kommunikationen blir tydligare och arbetet blir mer effektivt. Vid koncentrationsarbete som kräver enskildhet är det fritt fram att ta med sin dator och sätta sig på en annan plats.

– I projektrummet blir det en väldigt direkt kommunikation och många beslut fattas över skrivbordet, vilket gör att antalet möten minskat, säger Christina.

– Många bra idéer kommer fram och problemlösning blir enklare i projektrummet. Plus att det ger en bra lagkänsla, berättar Aron Erstorp, projektmedarbetare.

Effektiv resursplanering med rätt verktyg

Resursplaneringen i olika projekt underlättas i dag genom nya metoder och verktyg som Armémuseum utvecklat över tid.

– Vissa projekt är mer prioriterade än andra och då får projektledaren förtur vid bokning av personalresurser. Det gäller projekt som har skarpa deadlines, är mer utåtriktade och är kopplade till PR, besökare, visningar eller tillgänglighet, säger Christina.

I dag är det en styrka att organisationen ger projekten resurser i form av renodlade projektledarroller där projektledaren blir bortkopplad från sina ordinarie arbetsuppgifter. Projektledarna på Armémuseum har också frihet att komma med önskemål om resurser och specialistkompetenser som bör ingå i projektgruppen, som till exempel en assistent som avlastar.

– Hemligheten är att vara öppen för nya möjligheter och bygga projekten utifrån projektledarens behov, säger museichef Eva-Sofi Ernstell.

Eva-Sofi Ernstell, museichef, framför Armémuseum.

Eva-Sofi Ernstell, museichef, framför Armémuseum.

Styrkan ligger i kommunikationen och viljan att leda

Förmågan att kommunicera med medarbetarna är en av projektledarens viktigaste styrkor. Framförallt krävs en vilja att leda andra.

– Som projektledare kan du göra hur bra projektplaner som helst, men kan du inte kommunicera det och engagera dina medarbetare blir projektet svårarbetat, poängterar Christina.

Att Armémuseum i dag är så prestigelösa och har ett så bra ledarskap i projekten tror museichef Eva-Sofi Ernstell beror på korta beslutsvägar och vi är tydliga. Frågor måste ibland vara färdigdiskuterade även om man inte är överens. Om en projektledare fattat beslut måste man vidare för vi har ju deadlines att hålla. Det finns i gruppen en förståelse för ledarskapet eftersom man själv haft rollen. Även om man inte är projektledare så har alla gått utbildning och förstår vad ett projekt är.

– Bara för att du är sakkunnig behöver du inte vara en bra ledare. Mitt tips till andra är att lägga resurser på någon form av grundläggande projektledarutbildning. Projektledning är inte medfött, det är något du kan lära dig, hävdar Eva-Sofi.

Dessutom är det viktigt att ha en gemensam grund. Idag finns det en skriftlig plan, vem som ska göra vad, budget, projektplan, vilka som ska jobba i projektet – en planering helt enkelt. Tidigare var det oerhört bristfälligt och upp till var och en. Det gör det enkelt att följa upp och utvärdera projekten efteråt. Om det är otydligt vad som ska göras blir ju utvärderingen otydlig.

En dynamisk organisation i fortsatt utveckling.

Engagerade medarbetare som känner ansvar för sin uppgift, har förståelse för projektet och är prestigelösa bidrar i dag till lyckade projekt i en dynamisk organisation. Christina och Aron är överens om att en viktig faktor är att alla har gått projektledarutbildningen.

– Vi fortsätter att utveckla organisation och arbetssätt tillsammans, för även om vi kommit långt så har vi mycket kvar att upptäcka, avslutar Eva-Sofi.

Fem tips från Armémuseum på hur du lyckas bättre med projekten:

  • Använd miljön – exempelvis genom att visualisera arbetet med tavlor och ha projektrum för bättre kommunikationsvägar.
  • Resursplanering effektiviserar projektet – Som beställare: ge projektledaren stöd och mandat utifrån projekt och behov. Som projektledare: plocka in och ut resurser vid behov men gör klart det redan i planeringen.
  • God kommunikation är A och O – det skapa förankring och delaktighet redan vid uppstarten.
  • Ge alla som har förmågan och viljan en möjlighet att leda projekt – det skapar prestigelöshet och förståelse för både projektledarrollen och projektmedlemsrollen.
  • Se till att utbilda hela organisationen, inte bara projektledaren, så att alla har samma verktyg och kunskap. Det krävs en gemensam grund där alla gör projektplanering och budgetering på samma sätt men också förståelse för de mjuka delar som kommunikationen och ledarskapet. Säkerställ att utbildningen anpassas efter era behov – då blir det mycket bättre effekt i slutändan.

Vill du ha offertförslag?

Är du intresserad av utbildning är du varmt välkommen med din förfrågan. Fyll i formuläret nedan så återkommer vi med en offert eller tar fram en lösning skräddarsydd för er.