Aktivt lyssnande som coachverktyg

”Jag hör vad du säger” – men gör du verkligen det? En av de viktigaste saker du som chef kan göra är att lyssna på dina medarbetare. Här går vi på djupet med vad som menas med ett aktivt lyssnande, bjuder på en checklista och ger konkreta tips som hjälper dig att bli en bättre lyssnare. Häng med!

offert utbildning

I utbildningsprogrammet Certifierad ledare får du en komplett verktygslåda för ett tryggt och framgångsrikt ledarskap. Läs mer här.

I vår digitala värld är bruset högt, tempot uppskruvat och vi kommunicerar mer än någonsin.  Tänk bara på alla mejl, sms och andra meddelanden du får och skickar varje dag. Men hur mycket lyssnar vi på varandra?

För visst verkar det som att vi har blivit bättre på att prata (eller iaf försöka överrösta varandra i så många kanaler som möjligt) men lägger mindre tid på att lyssna på riktigt. Och samtidigt visar forskning att förmågan att lyssna är en av de avgörande faktorerna för ett gott ledarskap. Vilket inte är särskilt överraskande. Att bli sedd och hörd är ett mänskligt behov, och dina medarbetare är inga undantag.

Aktivt lyssnande – en guldgruva för dig som chef

”Jag hör vad du säger” är något av en standardfras i dag. En fras lätt att använda som ett snabbt svar på att vi hör och förstår. Men att lyssna aktivt är mer än att bara höra orden som kommer ur den andra personens mun.

Ett aktivt lyssnande är att koppla på sin fulla närvaro och lyssna med alla sinnen. Många blir förvånade över vilken effekt det kan ha. Det som vid ytan tedde sig banalt eller ointressant kan bli till viktiga pusselbitar för att förstå den andra personen. Det kan till och med blir en ögonöppnare: Jaha, det var DET hen egentligen sa …

När du som chef behärskar konsten att lyssna kommer du få värdefull information om hur du bäst leder och coachar dina medarbetare.

Men det är en konst som kräver träning och självdisciplin. För att bli en bättre lyssnare behöver du öva på att sitta stilla och lyssna. Du innebär att du behöver kunna ignorera dina egna inre tankar och fokusera fullt på personen som pratar.

Så använder du aktivt lyssnande som coachverktyg

Aktivt lyssnande är en av de grundläggande punkterna i coachande ledarskap. Rätt använt ger det starka, självständiga team där medarbetarna tar ansvar för att nå uppsatta mål och trivs bättre med dig som chef, sin arbetsplats och sina arbetsuppgifter. Du som ledare får tid över till annat än att fatta beslut på detaljnivå och släcka bränder. Och allt börjar med att lyssna.

Att lyssna aktivt på en annan person, utan att lägga in egna värderingar eller komma med goda råd, är grundläggande i ett coachande ledarskap. Det låter enkelt, men är lätt att glömma när du sitter där med lösningen på problemet på tungspetsen.

Det kan dock vara värt att hålla inne med dina klokheter. Att lyssna aktivt hjälper dig att bygga starka relationer med din personal. Du kommer bland annat lära dig mer om hur dina medarbetare fungerar och vad du kan göra för att motivera dem, eller hjälpa dem i stressiga situationer.

För att lära dig att lyssna aktivt behöver du vara medveten om tre olika nivåer av lyssnande som ofta används inom coachning. Så här fungerar de:

Nivå 1: Inre lyssnande

Inre lyssnande är till exempel när personen mitt emot dig berättar om sin husvagnssemester vilket får dig att tänka tillbaka på den resa du själv gjorde i somras. Åh, det här måste jag få berätta!

Du lyssnar då mest på dig själv och associerar under hela samtalet till något du själv har upplevt. Dina erfarenheter och tolkningar styr vad du hör och tänker. Det kan leda till att du hör det du VILL höra, eller det du TROR att personen mitt emot är på väg att säga.

Inre lyssnande fungerar utmärkt när du pratar vänskapligt med någon, men är inte optimalt om du vill coacha en medarbetare till utveckling.

Din medarbetare: Vad mycket saker vi har på gång nu. Jag vet inte hur jag ska hinna allt.

Du: Det låter jobbigt. Jag vet precis hur det är – så var det för mig i höstas. Det du behöver göra nu är en att göra-lista. Då kommer det kännas mindre överväldigande.

Nivå 2: Fokuserat lyssnande

Du har kanske upplevt att du blivit så uppslukad av en historia att din inre dialog tystnar? Den känslan kan du öva på att nå. När du lyssnar fokuserat ligger hela din uppmärksamhet på den som berättar. Du lyssnar utan att koppla in egna erfarenheter och presenterar inga färdiga lösningar eller svar.

Din medarbetare: Vad mycket saker vi har på gång nu. Jag vet inte hur jag ska hinna allt.

Du: Det låter jobbigt. Vad är det som tar mest energi? Eller: Hur skulle du kunna få loss den tid du behöver?

Nivå 3: Aktivt lyssnande

Det aktiva lyssnandet är en kombination av inre och fokuserat lyssnande – med plusmeny. Du är närvarande och lyssnar både till vad sändaren säger och till dig själv, dina sinnen och din intuition.

När du lyssnar aktivt tar du hänsyn till sånt som kanske sägs mellan raderna. Sändarens kroppsspråk, intensitet och taltempo kan ge viktiga ledtrådar. Du borrar på djupet och stämmer ofta av med motparten så du uppfattar hen rätt.

Din medarbetare: Vad mycket saker vi har på gång nu. Jag vet inte hur jag ska hinna allt.

Du: Det låter jobbigt. Jag tycker mig höra en viss uppgivenhet i din röst. Stämmer det?

Få konkreta verktyg och praktisk träning för att bli en riktigt bra, coachande ledare. Läs mer om utbildningen Coachande ledarskap här.

Liten checklista för att kunna lyssna aktivt

• ”Checka ut” från föregående aktivitet innan du ”checkar in” i ett möte med någon. Rensa ditt huvud, skriv ner punkter du behöver komma ihåg och ta några minuter att fokusera innan du går in i nästa samtal.
• Slappna av. Släpp prestationsmonstret.
• Var närvarande! Lägg undan störningsmoment som mobil och dator. Förklara för andra kollegor att du är upptagen just nu.
• Var nyfiken och se möjligheterna. Vad kan du lära dig av detta samtal?
• Släpp din egen agenda. Alltså; vad du tror, hoppas, önskar, vill eller förväntar dig ska sägas.
• Släpp analys och värdering av det som sägs. Låt det bara vara. Din uppgift nu är att lyssna. Lyssna på vad personen uttrycker med ord, tonfall, kroppsspråk. Vad hör du?

4 tips för ett aktivt lyssnande

1. Ställ öppna och sonderande frågor

För att uppmuntra någon att komma med egna svar och lösningar behöver du leda samtalet med öppna frågor. Öppna frågor är frågor som kräver eftertanke och längre svar än slutna frågor.  Öppna frågor kan inte besvaras med ja eller nej. Använd de sju frågeorden för att komma framåt:

• Vem?
• Vad?
• Hur?
• När?
• Var?
• Varför?
• På vilket sätt?

För att gräva djupare i de svar du får kan du ställa sonderande följdfrågor, till exempel: Finns det något mer som kan hindra dig från att hinna med allt du ska göra?

2. Summera och formulera det du uppfattar

Summera med jämna mellanrum: Det jag hör att du säger är … Stämmer det?

Utmaningen är att formulera och framföra vad du uppfattar UTAN att på något vis göra anspråk på att komma med ”sanningen”. Sändarens respons kommer att avgöra hur pass rätt ute du är.

3. Tillåt långsamhet och tystnad

Kommunikation på djupare nivå händer oftare när vi tillåter oss långsamhet och ett mindre ordflöde. Jättejobbigt för vissa och helt naturligt för andra.

Men det är väldigt bra för att nå ett lyssnande på djupare nivå. Om du är okej med en tyst paus behöver du inte sitta och fundera på vad du ska säga härnäst, medan personen mittemot fortfarande pratar.

• Var generös med pauser, låt den du pratar med få tid på sig att tänka efter och leta efter svar lite längre in i sig själv.
• Uppmuntra sökandet genom att vara lugn och närvarande, visa tålamod och acceptans.
• Försök släppa pressen att prestera bra och ställa rätt frågor. Tystnad och långsamhet ger ibland de allra bästa svaren.

4. Prata kroppsspråket

Du kommer att vara observant på den andra personens kroppsspråk. Var det på ditt eget också!

Genom att luta dig tillbaka och knäppa händerna ovanför huvudet samtidigt som du lägger ena foten på det andra benets knä signalerar du: Jag är den överlägsna rådgivaren och kan hitta lösningarna för dig.

Genom att luta dig framåt med fötterna i marken och öppet center (ej korslagda ben eller armar) signalerar du: Jag är engagerad och vill lyssna på dig. Det finns så klart nyanser mellan de här ytterligheterna. Var medveten om vad du signalerar.

Har du tänkt på att ditt leende och  gnäll smittar av sig på medarbetarna? Läs om hur spegelneuroner funkar. 

LYCKA TILL!

Om du vill ge dig själv eller dina medarbetare en ökad insikt om hur beteendemönster kan uppfattas av andra – gå utbildningen Effektiv kommunikation. Du får också göra en DISC-analys för att förstå mer om ditt eget och andras beteenden.

Vill du bli bättre på att hantera konflikter och svåra samtal? Vår populära utbildning Konflikthantering & svåra samtal ger dig självkännedom, kunskap och verktyg för att medla mellan kollegor och göra svåra samtal enkla.

FLER LÄSTIPS FÖR DIG:

Stärk ditt ledarskap genom bättre hjärnsynk

Giraffspråket – en liten utbildning i konflikthantering

5 saker som riktigt bra ledare gör