Vässa din presentationsteknik

En liten kurs i retorik och presentationsteknik

För dig som vill bli bättre på muntliga framträdanden och hålla övertygande presentationer bjuder vi på några godbitar hämtade från våra tvådagars kurser i retorik och presentationsteknik.

Våra tre bästa tips för dig som vill hålla bra presentationer

1. Var engagerad
När kände du dig rörd av ett tal senast? För att nå fram till dina åhörares hjärtan krävs att du förmedlar äkta känslor. Du kan inte räkna med tårar, skratt och spontana applåder om du själv är kall som en fisk. Vill du att dina åhörare ska bli berörda – se till att du verkligen känner något för ämnet.

Om du ska prata om något du tycker är dödstråkigt, hitta en parallell som du går igång på. Något du tror på. Något som gör dig varm om hjärtat. Ska du prata om gummilegeringar i cykeldäck? Knyt an till en historia om din son som precis lärt sig cykla.

2. Var dig själv 
Många som presenterar spelar en roll. Problemet är att människor har en otrolig förmåga att märka när någon gör sig till. Det gäller i synnerhet när du kliver upp på en scen. Presentationen blir mycket mer framgångsrik när du är dig själv. Det beror på att ju mer naturlig du är, desto lättare tar dina åhörare till sig ditt budskap.

Använd kläder och språk du känner dig bekväm med. Träna avslappningstekniker. Kom ihåg att ingen annan är bättre på att vara dig själv än du.

3. Förberedelser är A och O 
Din presentation är aldrig bättre än dina senaste förberedelser. Om du inte är en av världens få retoriska underbarn som kan improvisera i alla lägen gör du bäst i att ta detta element på allvar. Börja med att tänka igenom följande:

  • Vad är syftet?
  • Vad är den bärande idén?
  • Vilka är åhörarna?
  • Hur du ska fånga intresset från början
  • Hur du får struktur på framförandet
  • Hur du anpassar framförandet efter olika åhörare
  • Hur du hanterar frågor och vilka hjälpmedel du ska använda

Att hantera nervositet

Känner du att du gärna skulle vilja vara mindre nervös inför en presentation? Var inte orolig, du är inte ensam. Som den världsberömde tenoren Enrico Caruso en gång sa: ”Den artist som skryter med att han aldrig har rampfeber och aldrig är nervös är inte en artist. Han är en lögnare”.

Tre enkla knep för att råda bot på din nervositet:

  • Förbered dig

Det viktigaste för att motverka nervositet är att förbereda dig. Ju bättre förberedd du är, desto större är sannolikheten att din presentation kommer gå bra.

  • Acceptera

Försök inte förtränga din nervositet. Acceptera att du är nervös redan innan du börjar din presentation. På så sätt hinner din hjärna vänja sig. När du väl står på scenen har du redan fysiskt och psykiskt hunnit bearbeta den stress som kommer från nervositet.

  • Aktivera dig

Sätt kroppen i rörelse innan presentationen så att du får ut en del av energin. Res dig upp och gå till toaletten. Skaka loss armarna. Omsätt fjärilarna i magen till rörelse så försvinner de. Anledningen är mycket enkel. Stress gör din kropp redo att antingen fly eller slåss. Hjärtverksamheten ökar (röd i ansiktet), andningen blir snabbare (rösten förtunnas) och musklerna spänns. att röra dig får din kropp utlopp för den extra energin och du blir helt enkelt lugnare.

En vanlig fråga från kursdeltagare som upplever nervositet är vad de ska göra om det inträffar något oförutsett mitt i presentationen? Mitt svar är ”the show must go on”. Går projektorlampan sönder, slösa inte tid på att leta efter en ny, fortsätt på whiteboarden istället. Tappar du alla dina papper på golvet i början av presentationen, låt dem ligga och improvisera resten. Är din gylf öppen, stäng den och prata vidare som om inget hänt.

Häromdagen ville jag trycka på vikten av att ha en strategi genom att använda ett backgammonspel som metafor. När man först ser backgammon kan man tro att det handlar om tur – man slår två tärningar och flyttar pjäserna så många steg som tärningarna visar. Men det är mer komplicerat än så. Om man har en bra strategi för hur man flyttar, kommer nästan alla tärningsslag i framtiden vara ”tur”. Omvänt, om strategin är dålig, kommer man bara få ”otur”. Min tanke var att jag skulle ta fram spelet, lägga spelpjäserna i skjortfickan medan jag höll upp spelplanen, och sedan illustrera mina ord genom att slå tärningarna på bordet. Men när jag skulle stoppa pjäserna i fickan tappade jag en på golvet. Jag böjde mig ner för att ta upp den, och då kom katastrofen. Alla pjäserna ramlade ur fickan, ut över golvet. Presentationen var ett misslyckande. Eller?

Nejdå. Jag rätade på mig, tittade upp, log och fortsatte meningen som om inget hade hänt. Genom att jag inte brydde mig om de där spelpjäserna på golvet, tappade publiken snabbt intresset för dem. Dessutom – nu hade jag verkligen fångat allas uppmärksamhet. Även de mest svårflörtade som hellre bläddrade i sina papper gav mig nu sin fulla uppmärksamhet. Det absolut värsta som kan hända om du ”gör bort dig” är att du får allas uppmärksamhet – och utan deras uppmärksamhet blir det svårt att övertyga dem, eller hur?

Kroppsspråket

Väldigt många gör misstaget att de har en välgenomtänkt struktur och tydliga bilder men gömmer sig bakom någonting eller använder ett osäkert och ibland obefintligt kroppsspråk. Våga använd kroppen men gör det i samarbete med det du säger. Gester som är yviga och sker högt upp ger tryck åt presentationen. Gester som är för försiktiga uttrycker osäkerhet. Träna gärna framför en spegel. Tänk på att dina rörelser ska knyta an till ditt budskap och även passa ihop med din personlighet. Om du pratar om att bygga vidare eller utvecklas kan du visa det genom att stapla händerna på varandra. Du kan signalera varsågod till någon som har en fråga. Genom att hålla handflatorna vända uppåt som att du håller något dyrbart signalerar du att du pratar om något viktigt.

När du inte använder händer och armar för att understryka din presentation ska de vara still. Du kan hålla armarna avslappnat längs sidorna. Om du inte vet var du ska göra av händerna under tiden kan du hålla i en penna eller pekpinne. Det fungerar även att hålla armarna lätt böjda och händerna omlott. Undvik armar i kors, bakom ryggen, händerna i fickorna eller i ansiktet. Det signalerar ointresse, arrogans och av vissa kan det t.om. uppfattas som aggressivt.

Till kroppspråket hör också hur du rör dig i rummet. När du ställer en fråga kan du sakta gå från den ena sidan till den andra, som du funderar.

Det är viktigt att ha ögonkontakt med publiken för att få dem att känna att du pratar direkt till dem. Rätt använt är ögonkontakten även ett verktyg för dig. Det är i åhörarnas ögon, och även i kroppsspråket, du kan läsa av hur ditt budskap tas emot. Vilka som är med, och vilka som inte är det. Det är också ditt verktyg för att kunna samla din åhörarskara. Du kan se när någon inte riktigt håller med om, eller förstår, det du nyss sagt. Om du är alert på alla sådana signaler kan du välja att göra ett snabbt förtydligande och rikta det direkt till den, eller dem, som inte var med. Det inkluderar dem i en tyst dialog och gör dem mer positivt inställda till det du säger.

Använda frågor på rätt sätt

Något vi tränar på under våra kurser i presentationsteknik är att skapa utrymme för frågor under presentationens gång istället för att vänta till efter. En del kan bli lite skrämda av oförutsägbarheten i vilka frågor man kommer att få. Det är sant att det finns en möjlighet att man blir avbruten med frågor som kan göra resten av den presentation man förberett mer eller mindre inaktuell.

Men är det verkligen en risk? Jag ser det som en chans. Om det händer har du visserligen inte fullföljt din planerade presentation. Istället har du skapat, och lett, en diskussion om ditt ämne. Något som är mycket mer konstruktivt. Resultatet är att alla kommer tycka att din dragning var mycket intresant. Eftersom de själva känt sig delaktiga i att ta fram det du presenterade kommer de dessutom att vara positiva till ditt budskap. Om någon under diskussionen hade en ståndpunkt som skiljde sig från din är det dessutom så att invändningar redan är framlagda i ljuset och bemötta.

Jag har själv varit med om en gång hur den halvtimmespresentation jag hade planerat spårade ur redan efter tio minuter på grund av en fråga. Sedan följde femtio minuter av nya följdfrågor. I svaren på de följdfrågorna såg jag till att även plantera små hakar till de viktiga punkter jag ville få fram. Mycket riktigt, frågorna blev precis de som besvarades av min nästa presentationsbild. När tiden var slut hade jag fått in alla mina viktiga punkter. Men ingen utom jag ville avsluta – åhörarna tyckte det var alltför intressant. Den dialog som hade skapats gjorde presentationen till en levande process. Att delta i en process känns alltid kreativt och meningsfullt.

Tekniska hjälpmedel

De vanligaste hjälpmedel du kan använda för att föra fram ditt budskap är:

  • Whiteboard
  • Blädderblock
  • Powerpoint

Var alltid noggrann med att gå igenom hjälpmedlen innan, projektorn och datorn så du vet att de fungerar och framför allt hur. Kolla också var mute-knappen sitter på projektorn, så du kan varva med att stänga av PP då och då.

Tänk på att tekniska hjälpmedel som dataprojektor är inget annat än just hjälpmedel. Låt inte powerpoint stjäla fokuset från dig, det är du som håller presentationen. Bilderna skall ge dig stöd, inte ta över presentationen.

Projicerade bilder, både OH och databilder, brukar vara överbelamrade med text. Publiken kan inte ta till sig text de läser samtidigt som de lyssnar på dig. Har du text du vill att publiken ska läsa, be dem läsa denna medan du är tyst.

Ett knep när du gör dina presentationsbilder är att läsa högt för dig själv. Tappar du tråden eller tar det för långt tid att läsa bör du försöka korta eller förenkla texten.

Det är genom dig och genom tydliga, enkla symboler du ska förmedla ditt budskap. Annars kan du lika gärna skicka ett brev.

Även projicerade bilder och symboler tar uppmärksamhet från dig. Tänk gärna på det nästa gång du tittar på ekonominyheterna. Jag ser ofta någon börs-VD presentera senaste bokslutet ståendes mitt i ett projicerad jättebild. I den projicerade bakgrundsbilden finns siffror och staplar i bakgrunden. Det kanske är fint att titta på, men det gör inte att du eller någon annan har lättare att uppfatta budskapet. När du visat det du ska visa, stäng av dataprojektorn eller lägg ett papper på OH-projektorn. På så sätt får du åter fokus på dig. Kom ihåg: en sak i taget.

När du talar, prata aldrig till en whiteboard eller projektorbild. Prata alltid till publiken. Ska du skriva något på en tavla eller blädderblock, pausa ditt tal och skriv färdigt. Sedan vänder du dig till åhörarna och fortsätter. Dels får du mer fokus på ditt skrivna budskap eller din ritade symbol. Dels slipper du problemet med att åhörarna inte hör vad du säger för att du är vänd från dem.

Välkommen att boka vår kurs Presentationsteknik och retorik när du vill träna på att förbereda och strukturera din presentation. Du lär dig de moment som gör att din presentation engagerar och övertygar dina åhörare.

Läs fler tips inom andra områden eller prenumerera på vårt tipsbrev.

Kontakta mig

Är du intresserad av att veta mer om våra utbildningar, våra konsulttjänster eller om företaget är du varmt välkommen med din förfrågan. Fyll i formuläret nedan så kontaktar vi dig.

Prenumerera på våra tips för framgång

Ligg steget före med praktiska tips du har direkt nytta av i din vardag.