5 tips för mer engagerande möten

Enligt en ny undersökning av oss på Framfot visar det sig att så mycket som 73 % av de svarande anser att chefer och teamledare helt eller delvis tenderar att dominera mötesdiskussioner. Samma undersökning visar att 67 % helt eller delvis upplever att medarbetare ställer få frågor under möten*. Ta del av våra fem tips för mer engagerande möten!

Personer är engagerade i ett möte på kontoret

Företagsanpassa

Det finns naturligtvis olika typer av möten, vid rena informationsmöten kanske det inte är läge för diskussioner eller att ställa frågor. Dessutom finns det en hel uppsjö med mötesproblematik: för långa, för många, för få, för ostrukturerade… Men om vi fokuserar på vem eller vilka det är som bidrar i diskussionerna, hur ser det ut på din arbetsplats?

Finns det en naturlig plats för de som vill och behöver föra fram något? Blir det lätt tyst? Eller tenderar diskussionen att domineras av ett fåtal starka röster?

I utbildningen Facilitera workshops och möten får du lära dig att leda effektiva och engagerande möten. Läs mer här! 

5 tips, så bryter du tystnaden i möten

I den här artikeln har vi tagit fram 5 tips på hur du kan uppmuntra till mer inkluderande möten där fler människor bidrar till diskussionen.

1. Börja med en check-in

Gör som på hotell, börja med att checka in! Att göra en check-in betyder i princip att låta en fråga gå varvet runt och besvaras av alla som deltar i mötet. Anpassa gärna frågan efter mötets syfte. Är det ett stående möte där alla som deltar tjänar på att veta vad alla i rummet arbetar på just nu, fokusera på det. Försök att vara så tydlig som möjligt när du sätter reglerna för en check-in.

Här är några exempel på frågor att utgå ifrån:

  • Vad arbetar du med just nu?
  • Vad ska du göra/gjorde du i helgen?
  • Vad vill du dela med dig av från projekt X?
  • Hur ser din agenda ut kommande vecka?

Det är inga långdragna svar vi är ute efter här! Tänk 30 sekunder till en minut ungefär, beroende på hur många ni är och vilken typ av fråga du ställer.

På det här sättet blir inte tröskeln lika hög eftersom alla i mötet redan fått uttala sig. Kanske kommer något viktigt upp i en persons agenda som du kan koppla till något senare i mötet. Passa på att bjuda in personen i samtalet och fråga om hen vill tillägga något.

2. Visa att du bryr dig!

I grund och botten är ofrivillig tystnad på möten en kulturfråga. En global undersökning som The Workforce Institute at UKG släppte år 2021 visar att 86 % av medarbetarna anser att människor inte får komma till tals likvärdigt på deras arbetsplatser. Utöver det upplever 47 % av medarbetarna att problemet med underrepresenterade åsikter inte intresserar deras arbetsgivare.  Här kan det behövas ett mer omfattande arbete kring organisationens kultur, men ett sätt att påbörja den förändringen är något så grundläggande som att visa att du bryr dig.

Pst! Dags att ta tag i arbetskulturen på riktigt? Kika närmre på vår utbildning Stärkt företagskultur & värderingar 

Om du vill att dina medarbetare ska våga ta plats i möten och berätta vad de tycker, visa dem att deras åsikt betyder något! Ett ”tack för att du delar med dig” efter att någon pratat räcker långt. Ett annat sätt är att låta dina medarbetare ”öva” innan det är skarpt läge. I ett utvecklingssamtal eller ett avstämningsmöte, be om personens åsikt, visa att du lyssnar och tar till dig av vad personen har att säga. Om du blir osäker, fråga hur du vill att personen föredrar att du hanterar informationen. Vill hen ha återkoppling, råd eller är det något som kräver handling.

Genom att visa att du lyssnar och bryr dig om vad människor har att säga kan du bryta en tradition av tystnad. För magiska saker händer såklart när fler vågar vara delaktiga i dialogen. Vi lovar!

3. Ställ frågor i mötet

Frågor är att enkelt knep för att få i gång en dialog. Så i stället för att lämna en eventuell frågestund till slutet av mötet, se till att använda dig av frågor genom hela mötet. Det kan vara frågor direkt kopplade till problemlösning eller av en mer reflekterande karaktär. Du kan låta mötesdeltagarna bolla frågan två och två, inom teamet eller individuellt.

Några exempel på frågor är:

Hur påverkar den här förändringen teamet?

Om du fick möjligheten att göra en förändring, vad hade du gjort?

Hur är känslan i teamet? Vad fungerar bra/mindre bra?

Finns det något som håller oss tillbaka? Vad?

Genom att ställa frågor som engagerar och involverar mötesdeltagarna läggs grunden för mer öppna möten. Genom att du bestämmer riktningen på frågorna, se till att få svar och tankar som för organisationen och teamet framåt.

4. Stötta dina medarbetare

Ta hand om dina medarbetare genom att erbjuda dig att hjälpa dem på något sätt. Alla medarbetare är olika och behöver olika typer av stöttning. En del vill bli utmanade, en del behöver tydliga instruktioner och någon behöver coaching. Genom att ta dig tid att förstå hur du kan hjälpa dina medarbetare ökar chansen att du når fram.

Är du bekant med det Situationsanpassade ledarskapet? Läs mer om det här!

Genom att ställa frågan ”Hur kan jag hjälpa dig just nu?” så låter du medarbetarna själva uttrycka ett specifikt behov utifrån sitt eget perspektiv. Det fungerar lika bra att ställa den här frågan i individuella möten som på större sammankomster. Det viktigaste är att du lyssnar.

Vill du utvecklas som ledare? Gå någon av våra certifierade ledarskapsutbildningar. Certifierad Ledare 1.0 eller för den mer erfarna ledaren Certifierad Ledare 2.0

5. Vänd tystnaden till något positivt

I stället för att arbeta mot tystnaden, arbeta aktivt med den. Det kan handla om allt ifrån att ge deltagarna tid att gå igenom ett dokument samtidigt som du ber dem besvara en fråga i tysthet. Öppna sedan upp rummet för att diskutera frågan. Till tyst brainstorming eller att skriva ned sitt svar och lämna in i slutet av mötet.

På sätt kan du förvandla tystnad från något statiskt till en aktiv handling där alla, inklusive de mer introverta, får komma till tals. Det är även en nyttig övning för de som vanligtvis pratar mest att tänka igenom sina svar innan de delar med sig.

Lycka till!

*Undersökningen hade totalt 435 svarande och genomfördes under hösten 2022

Prenumerera på framgångsmagasinet Begär offert

Kontakta oss

Har du några frågor så är du varmt välkommen att höra av dig till oss. Vi återkommer så fort som möjligt.

Skickar
Formulär
När du fyller i din e-postadress samtycker du till att dina uppgifter behandlas enligt vår integritetspolicy.

Tack!

Vi återkommer till dig så snabbt vi kan.

Kostnadsfria seminarier

Frukost och nya perspektiv ingår. Välkommen!

Alla utbildningar

Våra kunder

Sök på Framfot

Ange din sökning nedan: