Så lyckas du med förändringsledning – 6 tips

Händer det att dina medarbetare sätter sig på tvären, eller drabbas av förändringspanik, när du lanserar något nytt? Förmågan att leda i förändring blir allt viktigare. Här benar vi ut vad du behöver göra för att trygga din personal och lyckas med förändringsledning.

Gå utbildningen Förändringsledning! Du får konkreta verktyg och gör en egen handlingsplan som hjälper dig att komma i mål med förändringsarbetet. Läs mer här.

Företagsanpassa

Förändringsledning: så undviker du förändringspanik

Ni ska äntligen byta ut ert gamla mossiga CRM-system till ett nytt, som du lagt mycket tid på att utvärdera. Glad i hågen presenterar du nyheten för din grupp. Men de jubel och hejarop du förväntat dig lyser med sin frånvaro. Istället börjar medarbetarna sätta sig på tvären: ”varför har vi inte fått information om det här tidigare?” frågar någon, och fler hänger på. ”Det blir bara massa merjobb, inget som leder till fler affärer! Typiskt dåligt beslut att lägga pengar på det här” suckar en annan och skakar på huvudet. Den irriterade tonen växer när dina kollegor fortsätter att diskutera den kommande förändringen. Och du behöver troligtvis ta några steg tillbaka i processen för att låsa upp situationen. 

Att hantera förändring, och dessutom kunna leda andra genom den, är en förmåga och kompetens som kan vara helt avgörande idag. Som ledare ställs du ständigt inför nya utmaningar. Ett obekant virus ställer allt på ända, eller så dyker en oväntad möjlighet upp som en blixt från klarblå himmel. Då gäller det att få med sig teamet på rätt kurs.

I den här artikeln delar vi med oss av 6 saker du behöver göra för att lyckas med förändringsledning.

Vill du gå utbildning i Förändringsledning, på engelska? Läs mer om kursen Change Management här! 2 utbildningsdagar, max 10 deltagare. 

Bli Certifierad projektledare! 3+2+2 utbildningsdagar och blended learning ingår. Läs mer här!

Vad är förändringsledning?

Förändringsledning handlar kort och gott om att bemästra metoder och arbetssätt för att skapa, driva och leda andra genom förändring, som dessutom ska hålla över tid. Med utgångspunkt i nuet och siktet inställt på ett önskat läge, leder du som förändringsledare både processen och medarbetarna framåt.

Det finns många olika förändringsmodeller som på ett förenklat sätt beskriver förändringsprocesser. Modellerna i sig är bra, men det viktigaste för dig som ska leda i förändring, är att komma ihåg att förändring sällan är en linjär resa från punkt A till punkt B. Ofta behöver vi testa, utvärdera och göra om, för att nå ett lyckat resultat.

För dig som leder andra handlar en stor del av förändringsresan om att vara medveten om var olika individer och grupper befinner sig mentalt. Vi påverkas och reagerar nämligen olika på förändring.

Lästips: ”Varför låter du så arg?!” 7 metoder för bättre konflikthantering. 

Förändringskurvan: 6 steg mot en ny vardag

Psykiatern Elisabeth Kübler-Ross är upphovskvinna till den modell som visar hur vi under kris och förändring går igenom olika stadier av förnekelse, chock och apati innan vi kommer ut på andra sidan och börjar agera konstruktivt.

När covid-19-pandemin slog ner såg vi tydliga exempel på hur vi, när vi ställs inför något oväntat eller nytt, hanterar information på olika sätt. Vissa sticker huvudet i sanden och fortsätter precis som vanligt. Andra förskansar sig bakom lås och bom med en årsförbrukning toalettpapper som enda sällskap.

På jobbet kan vi konstatera att det inte alls är ovanligt att en förestående förändring väcker både oro och motstånd hos dina medarbetare (och kanske hos dig själv – du är ju också bara människa).

Kübler-Ross-modellen publicerades 1969 och beskrev då vilka känslor vi går igenom när vi ställs inför extrema situationer, som till exempel dödsbesked. Under åren har den bearbetats och tolkats i olika former, ofta under namnet Kriskurvan eller Förändringskurvan.

Framfots tolkning av Förändringskurvan – 6 steg mot en ny vardag. 

När vi ställs inför förändring kommer de allra flesta av oss gå igenom följande stadier:

1. Förnekelse
2. Ilska
3. Oro
4. Depression
5. Acceptans
6. Engagemang

Vi stannar olika länge i olika faser, våra känslor är olika starka och resan är som vanligt inte spikrak – ofta tar vi två steg fram och ett tillbaka och återvänder till någon av de tidigare faserna.

För dig som ledare och chef är det viktigt att känna till de olika faserna. Ditt jobb som chef är att skapa bästa möjliga förutsättningar för att dina medarbetare ska kunna göra sitt bästa på jobbet. Även när det gungar. Genom att vara lyhörd, tydlig och kommunikativ kommer du hjälpa din grupp att hantera viktiga känslor (förnekelse, ilska, oro, depression) för att sedan effektivt och stabilt ta sig vidare i kurvan. Uppåt, framåt.

Förändringsledning tar oss förbi negativa spiraler

Utan tydlig styrning finns nämligen en risk att vi som individer och grupper fastnar i en spiral med återkommande, negativa känslor och ältande som stjäl både tid och energi.

Så motverkar du negativt grupptänkande! Läs mer här.

I ett effektivt förändringsarbete har du som förändringsledare en mycket viktig roll. För att lyckas leda dina medarbetare genom en smidig förändringsprocess behöver du ha koll på var i processen ni befinner er, hur dina medarbetare hanterar förändringen, samt ha en plan för hur ni ska ta er igenom de olika stegen.

6 tips för lyckad förändringsledning

För att undvika ryktesspridning, kaos och förändringspanik på jobbet behöver du som chef skapa förutsättningar för tydlig kommunikation, öppenhet och tillit i gruppen. Här kommer några tips på vägen.

1. Ha en tydlig vision

Att du kan sälja in visionen, ert önskeläge, till dina medarbetare är en förutsättning för att lyckas. I utbildningen Förändringsledning får du jobba fram din egna actionplan där du tydliggör visionen och stakar ut vägen för att ni ska nå dit.

2. Planera din kommunikation

Du som chef har ett ansvar för vad du kommunicerar, till vem och när. Kommunicera löpande, ofta och genomtänkt.

Ibland kan det vara frestande att lätta på trycket och få prata av dig om allt det din vardag består av. Syftet är gott. Men tyvärr kan det stjälpa mer än hjälpa om du ofiltrerat delar med dig av alla orostankar som mal i ditt huvud.

För att inte skapa förändringspanik i tid och otid behöver du fundera ett extra varv innan du snackar. Det du kommunicerar ska lägga en bra grund för ett stabilt arbete i vardagen. Ju högre upp du kommer i organisationen, desto viktigare blir det att tackla och hantera de svängningar och utmaningar som uppstår utan att skapa känsla av kris. Och när det verkligen är kris: var transparent med hur det går för verksamheten (”som det ser ut nu klarar vi oss utan nedskärningar åtminstone fram till sommaren”) men undvik att lufta eventuella egna orosmoln.

Det kan verka lockande att ligga lågt och inte säga så mycket alls – men din tystnad kommer troligtvis att tolkas och leda till spekulationer och rykten istället.

Ny som chef? Läs mer om vår utbildning Ledarskap nivå 1 här.

3. Gör mer, snacka mindre!

Sluta prata om vad ni ska göra. Gör det istället! Om du väntar på att alla ska ställa sig upp i en rungande hallelujacirkel så kommer det aldrig hända. Hur goda intentioner du än har – det bästa sättet att vända negativa känslor till engagemang och j-vlar anamma är att kavla upp ärmarna och sätta igång med att göra. Förändringsledning handlar trots allt just om att leda förändring.

4. Gjut olja på vågorna

Människor har alltid haft känslan av att jorden kommer gå under. På 70-talet diagnosticerade den ungerska professorn George Gerbner det och myntade begreppet ”mean world syndrome”. Han syftade på amerikanernas falska tro att världen blev allt farligare, även om statistiken visade annat (och fortfarande gör).

Lyft fram det som faktiskt fungerar i vardagen och ha huvudfokus där, så att ni hjälps åt att hämta kraft i allt bra ni gör. Att få återkommande kvitton på att vi gör bra saker ger energi och självförtroende att ta sig an nya utmaningar och möjligheter.

5. Förändringsledning: ta små regelbundna steg istället för jättekliv ibland

Alla människor är inte Gunde Svan, även om vi kanske skulle önska det ibland? Att förvänta sig att personalen ska kasta sig över möjligheten att åka Vasaloppet med bara en stav är nog orealistiskt i de allra flesta organisationer.

Ibland måste ett stort plåster rivas av, men de flesta saker går att bryta ner i mindre delar.

Att till exempel byta ut hela ert affärssystem kan för vissa medarbetare kännas absolut ohanterligt. Ett bra sätt att bryta negativa känslospiraler är att ta ett steg tillbaka, fundera på hur du (och/eller din grupp) kan hantera det, och börja göra.

För dig som förändringsledare innebär det att du bör ligga några steg längre fram och planera arbetet smart. Istället för att bygga ett oöverstigligt berg av förväntningar och krav serverar du metodiskt en tugga i taget till dina anställda. Det kommer kännas lättare och mer överkomligt för både dig och medarbetarna.

6. Kommunicera utifrån mottagarens perspektiv

Det är inte vad du säger, det är vad mottagaren uppfattar.

Det är lätt att utgå från sin egen vardag när vi kommunicerar med andra. Du som ledare har förmodligen ett helikopterperspektiv där du ser till helheten. Men när du själv tycker att du sakligt kommunicerar vad som händer och vad det innebär kan det av någon annan uppfattas som en variant av ”Vi måste göra det här, annars går vi i konkurs punkt slut”. (Åter till punkt 1: planera din kommunikation. I förändring är det viktigare än någonsin att vara tydlig).

Försök hitta ett sätt att kommunicera utifrån mottagarens perspektiv. Mottagaren behöver sällan hela bilden med alla detaljer. Det som är intressant är egentligen syftet med förändringen, och vad den konkret kommer innebära för den eller de du pratar med. Till exempel: ”Vi behöver byta ut vårt affärssystem eftersom det befintliga inte klarar av vår kundhantering. Det kan innebära en del krångel nu, men kommer att bli bättre sen. För dig betyder förändringen rent konkret att…”

Lär dig att kommunicera framgångsrikt och undvika missförstånd, i vår utbildning Effektiv Kommunikation.

Och du – stort lycka till med din förändringsledning!

Vill du lära dig mer? Läs mer om utbildningen Förändringsledning i praktiken HÄR. 

FLER LÄSTIPS:

Sätt stopp för gnäll på jobbet!

12 saker riktigt bra ledare gör

Så ger du konstruktiv kritik som tar er framåt