Så lyckas du med onboarding – här är checklistan!

Vad är egentligen onboarding? Jo, det handlar om att få dina nya medarbetare att känna sig välkomna ombord – att trivas bra och snabbt komma igång med jobbet. Här kan du läsa om varför det är så viktigt med en genomtänkt introduktion, och ta del av vår matiga checklista för bättre onboarding.

Bli Certifierad HR – populärt utbildningsprogram för dig som är eller kommer att bli HR-chef. 3+2+2 utbildningsdagar!

bli certifierad hr

Positivt pirr eller gråt på toaletten

Pirr i magen. Välkomnande blommor på skrivbordet. Eller kanske tyst gråt på jobbtoaletten när du kände dig osynlig eller rent av i vägen för stressade kollegor. Vilka minnen har du av att vara ny på jobbet? Som nyanställd har man ofta hög motivation, en vilja att kavla upp ärmarna och snabbt komma igång. Om du som arbetsgivare lyckas bra med introduktionen kommer du direkt ta vara på din nya medarbetares potential och driv, samtidigt som personen i fråga får en skönare start på nya jobbet. Forskning visar faktiskt att en sämre eller obefintlig introduktion drastiskt ökar risken att medarbetaren säger upp sig inom ett år. Och å andra sidan – att anställda som fått en bra introduktion trivs bättre, har lägre sjukfrånvaro och mindre risk att drabbas av olycksfall på jobbet. Det stödjs också av en amerikansk studie som visar att företag med en bra onboardingprocess har 70% högre produktivitet än andra.

KASAM – Känslan av sammanhang på jobbet är extremt viktig för att personalen ska trivas, prestera och vilja stanna kvar på jobbet. Här kan du göra vårt KASAM-test och läsa mer!

Om statistik inte talar till dig kan vi säga så här: att strukturera upp introduktionen av era nyanställda kommer ge dig som är chef mer tid till att göra annat. Genom att snabbt få den nya medarbetaren på banan och in i jobbgänget undviker ni också fällor som att hen fortsätter att slösurfa på jobbannonser eller blir headhuntad till en konkurrent. En lyckad introduktion bidrar helt enkelt till att den nya kollegan känner sig väl omhändertagen och ökar chansen att hen stannar längre i företaget. Vilket är viktigare än någonsin att jobba för, när fler börjar sitt nya arbete från hemmakontoret.

Bli Certifierad ledare! Få det du behöver för att bygga ett tryggt och närvarande ledarskap. Läs mer här.

Vad är onboarding?

Onboarding är ett låneord, direktöversatt ombordstigning och handlar i det här fallet om en strukturerad introduktion för dina nyanställda. I en rekryteringsprocess läggs det ofta mycket tid och pengar på att hitta rätt person och få avtalet signerat. Men många missar att introduktionen är minst lika viktig att lägga krut på.

Onboarding är processen som skapar trivsel och en känsla av att höra hemma – med trevliga bieffekter som ett stärkt arbetsgivarvarumärke och högre produktivitet för er som organisation. Onboardingen börjar redan vid första kontakt och sträcker sig fram till att den nya kollegan är helt varm i kläderna, vilket ofta tar ungefär ett år.

Nyfiken på Employer Branding? I utbildningen Rekrytera rätt går vi igenom grunderna i arbetsgivarvarumärke och effektiv, kompetensbaserad rekrytering.  Läs mer här!

Så här skapar du bättre onboarding – 5 viktiga steg

Syftet är förstås att snabbt få den nya medarbetaren att känna sig välkommen och varm i kläderna. Här är våra bästa tips för en lyckad introduktion.

1. Håll kontakten – jobba med preboarding!

Att hålla kontakt med personen från att hen skrivit på avtalet och fram till första dagen är ett fint sätt att visa omtanke och börja bygga relation. Du kan till exempel fråga om personen undrar över något, berätta vem som kommer att vara första kontaktperson under introduktionen eller tala om vilka rutiner ni har i era zoom-möten. Om ni har någon inplanerad AW eller konferens, bjud gärna in er nya medarbetare. Uppmana din personal att ta kontakt med den nya kollegan på LinkedIn. Att du som närmsta chef skickar ett sms eller mejl någon dag innan personen börjar hos er brukar också vara uppskattat.

Ta vara på er viktigaste resurs: personalen. Här kan du läsa mer om utbildningsprogrammet Certifierad HR. 3+2+2 utbildningsdagar och blended learning ingår!

2. Förbered allt det praktiska

Att som ny på jobbet känna att ni förberett er inför första dagen gör skillnad. Stor skillnad! Här är vår bästa checklista för att få det praktiska på plats.

• Gör en plan för vem som gör vad, och skicka den vidare till din nyanställda. Så vet hen vem hen ska höra av sig till vid eventuella frågor eller om något uppstår. (Ps. HUR planen ska göras får du svar på i punkt 5. Ds.)
• Meddela personalen att en ny kollega börjar och hur planen framåt ser ut. Att känna sig väntad och välkommen borgar för en bra start.
• Se till att hårdvaran finns på plats! Dator, telefon, inloggningsuppgifter, namnskylt – allt som kan behövas under de första dagarna. Om den nya kollegan börjar jobba från hemmakontoret behöver ni se till att sakerna budas över i god tid inför starten.
• Sätt en plan för första dagen, första veckan och första månaden. Skicka gärna över schemat i förväg, det ger en god känsla och sätter rätt förväntningar hos er nya medarbetare.
• Se till att alla medarbetare i teamet planerar in ett kort möte med den nya kollegan under de första två veckorna, med enda syfte att lära känna varandra.
• Förbered några arbetsuppgifter som medarbetaren kan börja hugga in på när det blir luckor i introduktionen. (För de allra flesta är det nämligen väldigt skönt att få hugga in på en praktisk uppgift ganska snart).
• Bjud in till era sociala medier, er digitala personalhandbok, karriärsida etc. Fundera på hur ni vill lägga upp det: ska de presenteras under första veckan eller är det en bra idé att skicka länkar eller inloggningsuppgifter redan innan startdagen?
• Utse en mentor. Även om du som chef (eller någon annan) har järnkoll på själva introduktionsplanen finns det flera poänger i att utse en mentor, kompis, wingwoman eller vad ni vill kalla det. En kollega som får i uppgift att visa vägen till bästa lunchrestaurangen, berätta om oskrivna regler i lunchrummet eller i zoom-möten, och introducera den nya kollegan till eventuella internskämt, stökiga mappar på delad server eller gemensamma projekt. Det är lätt att snöa in på faktiska arbetsuppgifter men att snabbt förstå de sociala reglerna är också viktigt för att komma in i gemenskapen. Så fixa en mentor! Funkar förstås utmärkt även på distans.

3. Fyra tips om digital onboarding

Det blir allt vanligare med digital onboarding och introduktion helt eller delvis på distans. Vissa organisationer har redan hela onboardingprocessen tillgänglig digitalt – personalhandbok, medarbetarvideos, relevant utbildning, utveckling genom gamification. Andra är ovana att välkomna nya medarbetare på distans. Om du tillhör den senare kategorin: fundera på hur ni kan omsätta era vanliga rutiner till digitala – om du tror att det kan fylla ett syfte hos er. Dessa tips är till dig som vill eller behöver göra onboarding på distans. För dig som har möjlighet att onboarda öga mot öga: fortsätt gärna med det. Det allra viktigaste för att lyckas är tät kommunikation och känsla av närvaro.

• Istället för att hälsa personen välkommen i entrén på startdagen, gör det i ett videomöte. Viktigt tips: videomöten ger mycket bättre kontakt än att höras på telefon.
• Boka sedan in ett stående möte med din nya medarbetare varje morgon (eller när det passar er), där ni kan planera framåt, stämma av hur introduktionen går så här långt och småprata. Om ni setts fysiskt skulle åtminstone en del av detta ske automatiskt i spontana möten på väg till kaffemaskinen eller kopiatorn. Om introduktionen mestadels sker på distans behöver ni aktivt planera in möten varje arbetsdag.
• Glöm inte de korta lära känna-mötena med kollegor! Att ta en digital fika i videomöte funkar nästan precis lika bra. Boka in!
• Gå bredvid digitalt. Schemalägg videomöten där ni genom att dela skärm kan visa era interna verktyg och arbetsflöden. Att göra arbetsuppgifter ihop när ni delar skärm är ett bra sätt att lära sig och ger utrymme för att ställa frågor direkt. Om personen behöver mer stöd kan ni ha video igång under en längre stund av arbetsdagen och samtidigt arbeta med egna uppgifter (men se upp för överdrivet övervakande och detaljstyrning).

4. Utvärdera regelbundet

Målet med introduktionen är att er nya kollega ska veta att det finns en tydlig plan, känna sig välkommen och motiverad. Bästa sättet att få veta om ni lyckats med det, är så klart att fråga. Så se till att göra det, kanske under ert dagliga morgonmöte.

5. Viktigaste tipset: gör en digital checklista

Om ni inte redan har det, skapa en digital checklista med alla ovan punkter och lägg gärna till egna. Förslagsvis i ett verktyg där du kan tilldela andra personer uppgifter. Det finns en uppsjö av program som fungerar bra för det. Vi på Framfot använder Asana. Basecamp och Trello är andra bra alternativ.

Att strukturera upp alla delmoment i introduktionen i en digital lista ger dels en bra överblick för den som är ansvarig. En överblick som är grymt bra att ha när en till exempel ska ställa om introduktionen från att ses fysiskt på kontoret, till att genomföras på distans.

Ett bra digitalt verktyg ger också möjlighet att dela ansvaret för en lyckad introduktion. It takes two to tango. Du tilldelar andra personer ansvar för olika punkter i introduktionsplanen. Er nya medarbetare får tillgång till listan och kan då både se planen framåt, och hjälpa till att påminna kollegorna om deras respektive uppgifter. Win win!

Slutligen – grattis till er nya medarbetare, och stort lycka till med er onboarding!

FLER LÄSTIPS:

Så lockar du Generation Y och får dem att stanna

Så håller du riktigt bra utvecklingssamtal (inkl. mall!)

5 punkter för lyckad talent management