Mötesteknik – från farthinder till språngbräda

Möten ska underlätta vårt arbete och ändå kan det för många vara en flödesdödare. Hur upplever du er möteskultur?

Här är fem tips som kan göra den ännu bättre.

1. Välj rätt typ av möte för rätt ändamål

Varför ett möte? Vad är syftet med att vi ska ses? Det är den första frågan som bör ställas. Ett möte är att sammanträda, ofta för att fatta beslut eller jobba fram något gemensamt. Kan det göras över en kaffe? Eller i ståendeform vid kollegans plats? Kanske i gåendeform för att aktivera nya idéer? Eller i en klassisk sittandes form med en förbestämd agenda och flera medarbetare? Bestäm rätt format för rätt syfte och lös syftet med mötet snabbt och enklare om det går så att du inte upptar energi, tid och resurser i onödan.

2. Var tydlig med mötets ramverk

Förtydliga alltid när du bjuder in till ett möte, och alltid i början av mötet vad syftet, målet och agendan för mötet är. Det sätter ett tydligt ramverk för vad som förväntas och vad som ska fokuseras på. Om ni har olika roller på mötet, tex att en är mötesledare och en annan dokumenterar så förtydliga även det i början av mötet. Ibland kan det hjälpa att sätta vissa riktlinjer/spelregler för mötet för att skapa en önskad stämning och arbetssätt tex som att alla ska komma till tals, inga mobiltelefoner får distrahera eller mötesledaren får avbryta en diskussion om den inte är relevant för agendan. Se till att kommunicera och förankra även det i början av mötet.

3. Håll (koll på) tiden och agendan

För att inte stressa igenom sista mötespunkten, sväva ut i diskussioner som passar bättre utanför mötet och framförallt respektera medarbetarnas tid är det viktigt att ha koll på tiden och hålla sig till agendan. Framförallt är det viktigt att sätta en tid och agenda för mötet så att ni hinner beta av det ni ska, det kan planeras eller samlas in innan mötet, eller sättas ihop gemensamt på plats. Om det sam-skapas på plats så är det första punkten på mötet. Om inte alla delar ansvaret att ha koll på tiden, se till att någon är ansvarig för det.

4.  Summera upp nästa steg

Ja vad har nu mötet bidragit till, vad kom ur det eller vad är nästa steg i det vi planerat, arbetat fram eller beslutat om? Om det varit ett längre möte rekommenderas det att ni summerar upp vad ni gått igenom och tagit beslut om i slutet av mötet för att påminna och förankra det som skapats. Om det är ett kortare möte kan det hjälpa individerna eller gruppen att sätta igång med det mötet bidragit till genom att högt nämna nästa steg i arbetet. Det kan göras som en utcheckning från mötet där alla deltagare svarar på ”vad tar jag med mig?” eller ”vad är mitt nästa steg?”.

5. Reflektera mera!

Reflektion och utvärdering är nyckeln till förbättring. Belyser vi inte det som fungerar bra och det som kan bli bättre, hur kan det då uppmärksammas och bli bättre? Lyft frågan om er möteskultur och aktivera en dialog och medvetenhet kring hur ni kan bli bättre på det. Då aktiverar ni även ägandeskapet hos alla inblandade att stötta en mer effektiv möteskultur. Efter varje möte, fundera över vad som fungerade bra och vad som kan bli bättre och göras annorlunda inför nästa möte.

Varje framsteg är en framgång. Våga testa och lycka till!