Effektivare ledningsgruppsmöten

Beslutsfattande i ledningsgruppen

På frågan om hur beslutsfattandet fungerar svarar många ledningsgrupper ”vi har inga problem att fatta beslut – det är att driva och slutföra utvecklingsarbetet som är utmaningen”.

När vi väl börjar nysta så visar det sig ofta att ledningsgruppen inte var överens om beslutet från början och att det var ett ”magplaskbeslut”.

När ledningsgrupper stöter på ett tufft beslut där gruppen är oense så förväntar de sig ofta att VDn ska fälla avgörandet. Tiden rinner ut och ett beslut tvingas fram, VD pekar med hela handen och det blir magplask. Ingen vet i efterhand riktigt hur beslutet gick till.

De som inte höll med från början tycker att de blev överkörda men blir ändå besvikna över utfallet om det inte ligger i linje med deras personliga preferenser.

Problemet uppstår, därför att gruppen försöker nå konsensus utifrån de individuella preferenserna. När de inte når det lutar de sig mot gruppens ledare för att få ett beslut och kunna gå vidare.

VDn tycker att gruppen är obeslutsam och saknar kvaliteter när det gäller beslutsfattande & driv. De som blev överkörda upplever att VDn beter sig som en diktator och tror egentligen inte att de fattat rätt beslut. Att genomföra beslut man inte tror på är som att bygga ett hus man tror kommer rivas. Som gjort för byggfusk.

Sju tips till er ledningsgrupp för att fatta rätt beslut som genomförs

1. Erkänn att alla har olika agendor
Hur mycket VDn än vill att alla i ledningsgruppen ska fatta beslut utifrån företagets bästa med ett VD-perspektiv och ta av sig sin operativa hatt, så är alla färgade av den vardag de arbetar i och präglade av det perspektivet. Därför kommer personaldirektören alltid ha ett annat perspektiv än marknadschefen. Kan ni erkänna det inför varandra har ni kommit långt i att vända en potentiell svaghet till en styrka i form av ett team av olikheter.

2. Tydliggör direkt vad ni tycker 
Ett sätt att tydliggöra det är att tidigt i diskussionen rösta. Inte för att fatta beslut utan för att få upp på bordet hur ni tycker just nu. Alternativet är att det visar sig först när det är dags att fatta beslut och då är alla mindre benägna att ändra sin ståndpunkt. Gör ni det i starten så får ni en större öppenhet att förändra egna ståndpunkter utifrån det bästa ur ett helhetsperspektiv.

3. Var tydliga med VARFÖR
Varför ska ni göra detta? Kan ni inte svara på det, så är ni inte redo att fatta beslut.

4. Var tydliga med VAD
Det är förvånande hur ofta ledningsgrupper utgår från att de diskuterar samma sak när de egentligen pratar om helt olika saker. Svara på fråganVAD. Vad ska vi diskutera? Vad ska vi åstadkomma? Vad ska vi INTEdiskutera nu? Vad vill vi uppnå med beslutet?

5. Bestäm HUR beslutet ska fattas 
ska det vara konsensus utifrån individ/avdelningsperspektiv, konsensus utifrån helhetsperspektiv, kompromiss, majoritetsbeslut, enhällighetsbeslut från VD etc. Bara genom att diskutera hur beslut fattas idag och hur ni vill att de ska fattas så har ni kommit långt.

6. Hitta alternativ för att nå målet
Beslutet behöver inte vara ja eller nej till en fix lösning. Det kan också vara ja, nej eller tänkbart men med en annan lösning.

7. Bygg in flera beslutspunkter
Se till att bryta ner stora beslut i många mindre och behandla det som ett projekt. Varje projekt har flera beslutspunkter – Ska vi göra en konsekvensanalys?
Ska vi göra en förstudie?
Ska vi ta fram en uppdragsbeskrivning?
Ska vi beställa en projektplan?
Det gör att även komplexa frågor får logiskt underbyggda beslut utifrån fakta snarare än att ”det-känns-rätt-vi-kör”. Det blir lättare att komma i hamn och ni slipper möte efter möte där inget händer.

Beslutsfattandet är grunden för ledningsgruppens utvecklingsarbete. Lägger ni grunden rätt går utvecklingsarbetet som en dans på rosor.

Anpassade insatser för ledningsgruppsutveckling. Kontakta Erik Sjögren på 070-653 10 83 eller [email protected] för mer information.