Bättre kommunikation på jobbet (därför gör de inte som du säger)

Du tjatar. Säger samma sak 735 gånger, men ingen förändring sker. Hur ska du egentligen göra för att få andra att lyssna, förstå – och agera utifrån vad du säger? Här bjuder vi på 5 tips för mer effektiv kommunikation på jobbet.

Du har sagt det 735 gånger och dessutom står det i personalhandboken. Ändå verkar det som att det helt enkelt inte går in! Ingen lämnar in tidrapporten i tid, alla struntar i kravet om att bära hjälm under arbetstid och det är alltid du som får plocka andras disk ur diskhon in i diskmaskinen. Ibland känns det som att de gör det med flit, och din irritation växer.

Sanningen är troligtvis att ingen lämnar disken för att jäklas med just dig. Men hur ska du egentligen göra för att få andra att lyssna, förstå – och agera utifrån vad du säger?

Varför gör de inte som du säger?

Vårt mest populära seminarium genom tiderna heter ”Varför gör de inte som jag säger?”. Det har gått flera gånger per år i snart ett decennium. Dragit tusentals besökare. Och vi förstår varför. Att göra sig förstådd och dessutom lyckas med att påverka andras beteenden är nämligen en komplex uppgift. Även om du upplever att du är tydlig kan där finnas en mottagare som inte alls förstår vad du menar – även om du talar l å n g s a m t och artikulerar (tips är att inte överdriva det! Det leder lätt till dålig stämning.)

Effektiv kommunikation – praktisk utbildning som gör skillnad. 2 dagar + blended learning.

Bättre kommunikation på jobbet

Att kommunicera effektivt handlar om att lyckas nå fram till andra med vad du faktiskt menar. Drömläget är att du och de du kommunicerar med förstår och respekterar varandra, och hjälps åt för att komma framåt. Det kan låta enkelt i teorin men i verkligheten finns en hel del hinder som vi lätt snubblar på.

Våra olika kommunikationsstilar är ett av de typiska hindren. Det långa och pedagogiska mejl du författat kan kännas helt ogenomträngligt för någon som föredrar att få informationen muntligt, till exempel. Och vice versa. Humör och dagsform är ett annat hinder. Det kan låta banalt men om någon kommer till jobbet och är väldigt trött, ledsen eller nyförälskad, kan det vara nästan omöjligt att få hen att förstå hur viktigt det är med era nya rutiner. En tredje komponent som kan ställa till det för oss är det så kallade “illusion of transparency”, som beskriver hur vi tenderar att överskatta hur mycket andra uppfattar och förstår våra interna tankar, avsikter eller budskap.

Med det sagt, finns det vissa saker du kan göra för att kommunikationen på jobbet ska gå bättre. Och det är värt att lägga krut på! Att bli bättre på att kommunicera effektivt bidrar till färre missförstånd och större trivsel i teamet, med bättre samarbeten och ökad tillit som positiva bieffekter.

5 anledningar till att de inte gör som du säger – och så här gör du för att ändra på det.

Att motparten inte gör som du vill kan bero på flera saker. Här är några exempel och våra tips på hur du ska göra istället.

1. De hör vad du säger men förstår inte innebörden

Det är självklart för dig, men är det tydligt för dina medarbetare vad de behöver göra annorlunda? ”Vi har gemensamt ansvar för att hålla lokalerna fina!” kanske du säger, och medarbetarna nickar medhåll men inget mer än det händer. Budskapet är för vagt.

Lösning: Var tydlig och specifik! Prova nästa gång att vara mer specifik: ”det betyder i praktiken att om du är i köket och det är rent i diskmaskinen, plockar du ur den. Det ingår i allas era arbetsuppgifter.” Se till att alla förstår vem som äger frågan, och vad som förväntas av var och en.

2. De håller inte med dig

Det här är vanligare än vad man kan tro. Medarbetarna upplever inte att det du adresserar är ett problem. De kanske tycker att ditt föreslagna sätt är sämre, eller att kravet krockar med verkligheten. ”Jag tänker inte lägga min lunchrast på att plocka disk!”.

Lösning: Uppmuntra dem att säga vad de tycker! När medarbetarna vågar säga vad de tycker, ifrågasätta och argumentera, kan ni gemensamt komma fram till en lösning på problemet. Om det finns en rädsla för att bli bestraffad eller skrattad åt när man säger emot, kan det leda till en riktigt tråkig kultur där missnöjet pyr och passivt motstånd frodas. Att få vara med och påverka, och själv hitta lösningar, ger å andra sidan de bästa förutsättningarna för hög motivation.

Lästips: Den viktigaste faktorn för effektiva team – så skapar du psykologisk trygghet i gruppen.

Lästips: Självbestämmandeteorin (3 steg till inre motivation!)

3. Konsekvenserna uteblir

Om inget händer när beteendet kvarstår, blir signalen: “Det är nog inte så viktigt ändå.”

Lösning: Följ upp och ge konsekvenser! Genom belöning (positiv förstärkning) eller bestraffning (negativ förstärkning) formar ni nya beteenden. Positiv förstärkning är det som generellt fungerar bäst för att bygga hållbar förändring. Se till att de eller den som plockar ur diskmaskinen blir rikligt belönade! En lagom dos beröm kan faktiskt räcka gott och väl som konsekvens. 😊 För att konsekvenserna ska fungera bäst behöver de vara omedelbara, betydelsefulla (för mottagaren) och förutsägbara.

4. Det handlar om oförmåga, inte om ovilja

Ibland vill medarbetaren, men har inte rätt förutsättningar. Det kan handla om kompetensbrist (inte just i fallet om diskmaskinen, då…), otydliga processer, för hög arbetsbelastning eller rädsla att göra fel.

Lösning: Lyssna! En förutsättning för att bygga tillit och en respektfull relation, är att förtroendet går åt båda håll. Lyssnar du på dina medarbetare?

Lästips: Stor guide: Aktivt lyssnande som coachverktyg.

5. Du pratar – men ni tränar inte

Beteendeförändring kräver övning. Att säga “ni måste bli mer proaktiva!” till säljteamet, är för abstrakt. I det fallet behöver ni bryta ner förändringen till faktiska beteenden, och tillsammans börja träna på dem.

Lösning: Träna! Bryt ner er önskade förändring till faktiska beteenden, och träna på dem i vardagen. Att bli mer proaktiva – vad innebär det i praktiken? Att lära in nya arbetssätt kan vara svårt och skava lite i början. Låt det skava! Just därför är det också viktigt att sätta mål och schemalägga träningen. ”Ring minst ett kallt samtal per dag”.

Tips: Träna på att ge feedback som faktiskt fungerar, i minikursen Konsten att ge feedback.

Förhoppningsvis kan du med ganska små medel bli både tydligare och mer effektiv i din kommunikation, samtidigt som ni får en härligare stämning på jobbet. Vill du lära dig mer? Kolla in utbildningen Effektiv kommunikation. Vi skräddarsyr den gärna för just ditt team!

Stort lycka till!