Så får du bättre arbetsro i öppet kontorslandskap

Störigt, tröttsamt och ineffektivt, säger vissa om det öppna kontorslandskapet. En hävstång för bättre samverkan och dessutom mer kostnadseffektivt, menar andra. Här är vad forskningen säger – och hur ni får bättre arbetsro i öppet kontorslandskap.

offert på utbildning

Är tiden med eget kontor, inramade bilder på barnen och golftroféer på skrivbordet ett minne blott? Ja, inte för alla kanske, men faktum är att det öppna kontorslandskapet är den vanligaste formen på svenska kontor idag. Flexibla arbetsplatser utan fasta skrivbord är också en allt vanligare företeelse – särskilt i kombination med hybridarbete.

Förutom att det är mer plats- och kostnadseffektivt finns fördelar som bättre intern kommunikation, gott utbyte mellan kollegor och större innovationshöjd. Samtidigt visar en studie från Umeå Universitet nu att många chefer påverkas negativt av det öppna kontorslandskapet. Ökad stress, sämre överblick och sämre arbetsvillkor, är några av nackdelarna som rapporteras.

Tips: Leda utan att vara chef, utbildning i 2 dagar + blended learning.

Inte bara chefer påverkas negativt

Och det är inte bara chefer som drabbas. Tidigare har bland annat hjärnforskaren Katarina Gospic uttalat att många medarbetare presterar sämre i ett öppet kontorslandskap – och att den stress och de stimuli som kommer i en sådan miljö på sikt kan leda till stressrelaterade problem och sjukskrivningar. Flera undersökningar har också visat att anställda föredrar egna kontor framför öppet kontorslandskap. I en chatt hos svt.se hittar vi inlägg efter inlägg från människor som tycker att det öppna kontorslandskapet är citat: ”helt värdelöst!” både när det gäller att få arbetsuppgifter gjorda, och när det gäller vilken ork man har kvar för privatlivet efter dagens slut. På Linnéuniversitetet blev det så stora protester mot det (nybyggda) öppna kontorslandskapet att man nu bestämt sig för att bygga om kontoret till en miljö där alla får egna rum, igen.

Vad är skillnaden mellan öppet kontorslandskap och aktivitetsbaserat kontor?

Kärt barn har många namn, och dessutom många variationer. Varje verksamhet sätter sina egna spelregler för vad som gäller och här är de tydligaste skillnaderna:

Vad är öppet kontorslandskap?

Öppet kontorslandskap innebär att flera medarbetare delar samma yta, helt utan eller med få väggar mellan arbetsplatserna. Ofta består det öppna kontorslandskapet av rader med skrivbord fördelade på en stor yta.

Vad är aktivitetsbaserat kontor?

Ett aktivitetsbaserat kontor är en arbetsmiljö utan fasta platser, som blir allt vanligare och ofta kombineras med hybridarbete. Här väljer medarbetarna arbetsplats utifrån uppgift eller dagsbehov. På vissa kontor väljer man plats när man kommer in till kontoret, på andra kan man boka plats i förväg, och en ytterligare variant är kontoret som är uppdelat i olika zoner du kan välja utifrån arbetsuppgift och behov – till exempel tysta arbetsplatser, specifika rum för möten och telefonsamtal, loungeytor för samtal och samarbete, och så vidare. Flexibel arbetsplats och ”hot desk policy” är andra termer för platser där medarbetarna inte har egna skrivbord.

Bli Certifierad HR! Uppskattad utbildning i 3 + 2 + 2 utbildningsdagar. Läs mer om den här!

Vad forskningen faktiskt säger

Visst finns det rimliga anledningar till öppet kontorslandskap och flexibla kontor utan fasta platser, särskilt i kombination med hybridarbete som fortfarande är vanligt på många arbetsplatser. Men vad säger egentligen forskningen om öppna ytor och få väggar?

• Flexibla kontor pressar cheferna

En ny studie från Umeå universitet och Institutet för stressmedicin (ISM) vid Västra Götalandsregionen visar alltså hur aktivitetsbaserade kontor förändrar chefsrollen, och riskerar att försämra chefernas arbetsmiljö. Cheferna i studien beskriver ökad stress, sämre överblick och svårigheter att leda i vardagen och flera chefer upplever också att arbetsmiljön blivit för krävande. De forskare som genomfört studien menar att aktivitetsbaserade kontor inte nödvändigtvis är fel i sig. Men de kräver rätt förutsättningar, och stor eftertanke innan de sjösätts.

• Aktivitetsbaserade arbetsplatser gör det svårare att ta svåra samtal

De chefer som intervjuades i den ovan nämnda studien lyfte bland annat att en av de största utmaningarna handlar om bristen på avskildhet. Det öppna kontorslandskapet gör det svårare att ta känsliga eller personliga samtal, som feedback och personalärenden. Att inför ett sådant samtal leta upp ett ledigt rum kan väcka frågor och nyfikenhet hos andra, vilket kan göra att samtalet känns mer laddat, och därför svårare att genomföra.

• Minskad arbetsro och svårare att fokusera

Medarbetare rapporterar ofta sämre förmåga att koncentrera sig i öppna kontorslandskap, särskilt när det gäller arbetsuppgifter som kräver fokus. Vilket de flesta uppgifter idag ju gör. I en svensk studie med intervjuer från Malmö universitet upplevde de anställda buller, synintryck och störningar som problematiska, vilket gjorde det svårare att arbeta effektivt.

• Ökad flexibilitet och möjligheter till interaktion

Öppna kontorslandskap kan samtidigt underlätta kommunikation, flexibilitet i användningen av ytor och snabb informell kontakt mellan kollegor. Detta anges som en av de vanligaste positiva förväntningarna av arbetsgivare och vissa medarbetare. Länk till sammanfattande studie.

• Det beror också på…

Sammanfattningsvis landar vi i att effekten av öppna kontorslandskap är kontextberoende – hur utfallet blir beror förstås på flera faktorer. Som vad människor faktiskt gör, vilken typ av uppgifter de har, och hur kontorsmiljön är designad.

Stå trygg och respekterad i rollen som chef. Bli Certifierad ledare! 

Så får du bättre arbetsro – även i det öppna kontorslandskapet

Men nu är det ändå som det är och ni kanske sitter i ett öppet kontorslandskap utan möjlighet att förändra just det, just nu. Våra erfarna ledarskapsutbildare har hjälpt oss sätta ihop en lista på deras bästa tips för att skapa så bra arbetsro som möjligt i ett öppet kontorslandskap. Här är deras bästa tips!

1. Var beredd att ombestämma er

Det är modigt att testa nya arbetssätt. Och det kan vara ännu modigare att våga fatta om sina beslut. Utvärdera ert arbetssätt med jämna mellanrum. Fyller det öppna kontorslandskapet sitt syfte? Finns det saker som behöver skruvas på? Våga fråga dina medarbetare och lyssna på din egna magkänsla.

2. Försök att se vad (eventuellt) motstånd sitter i

Det som kommer enkelt för dig kan vara svårt för någon annan, och vice versa. För vissa kan det vara nästan oöverstigligt krävande att behöva undra: finns det någon ledig plats för mig idag? Vem kommer jag hamna bredvid? Kommer det att finnas ett ledigt rum för mitt möte? Sätt dig själv i dina medarbetares skor och utforska vilka motstånd som kan finnas i deras vardag. Därefter gör du, eller ni tillsammans, en plan för hur ni ska göra er vardag enklare.

3. Sätt spelregler – och håll dem!

Vilka regler är viktiga på ert kontor? Känner alla till dem? En bra idé kan vara att återkommande och vänligt påminna om vad som gäller. På så vis kan ni kanske undvika att någon går i taket efter att i åratal knutit näven i fickan över att Magnus alltid glömmer att byta plats när han ska prata i telefon. Till exempel.

4. Sätt spelregler om kommunikationen, också!

Kommunikation är viktigt, alltid! Och särskilt när vi förändrar saker. Om ni vill ta ett omtag om er arbetsmiljö, kultur eller arbetsro – ta ett gemensamt möte där ni pratar om hur ni vill kommunicera, vad ni vill kommunicera, och var. Är det företagschatten som gäller för viktiga meddelanden? Hur vill du som chef få input om er gemensamma arbetsmiljö? När är det okej att störa kollegan med en spontan idé, och när är det inte önskvärt? Berätta för dina kollegor när du vill att de ska ”störa” direkt, och när det är bättre med ett chattmeddelande eller en bokad tid.

PS. Vi hjälper gärna till med ert förändringsarbete! Här kan du boka en tid för kostnadsfritt rådgivningssamtal, med fokus på hur vi kan hjälpa er att bli bäst på det ni gör (och ha roligt medan ni gör det!). DS.

5. Skapa struktur för hur du som ledare ska vara synlig

Det är viktigt att du som ledare är synlig och tillgänglig. Inte alltid! Men regelbundet. En idé kan vara schemalagda ”walkabouts” på kontoret. Kanske har du redan nu en bestämd tid för digital check-in, eller korta drop-in-tider då alla vet att du finns tillgänglig i mötesrum B? Om inte – fundera över dina ”öppettider” och sedan kommunicerar du dem tydligt.

6. Sätt en strategi för egentid

På samma sätt: skapa tydlighet kring när du som chef har fokustid. På vissa arbetsplatser signalerar man med en röd flagga på skrivbordet att man vill vara ostörd, medan en grön betyder ”fritt fram att ta ett snack”! Det kan också handla om att du alltid jobbar hemifrån på måndagar eller att du bokar block i kalendern för ostörd tid i ett tyst rum.

7. Angående svåra samtal…

Boka ett rum i god tid och sätt fasta tider varje vecka för olika typer av samtal, så undviker du att det blir allt för laddat när du ber någon att ”komma in på ditt rum” nästa gång.

8. Ta hjälp!

Vill ni utveckla er kultur, få bättre arbetsro eller skönare samarbeten? Vi hjälper gärna till med en skräddarsydd insats! Hör av dig till oss så tar vi det vidare.

Offert

Stort lycka till!

Fler lästips: 

Så leder du stressade medarbetare utan att själv gå sönder

8 tips – så kan du öka engagemanget på ditt jobb!

Tillbaka till kontoret: det är en order!