Så leder du stressade medarbetare utan att själv gå sönder

Upplever du att vardagens ekorrhjul gör det nästan omöjligt att vara stark och stötta medarbetare som också är stressade? Ta en kvart och läs den här artikeln! Vi ger dig konkreta tips på hur du bryter det negativa mönstret och hittar ett hållbart ledarskap i en tid då allt fler upplever ökad stress på jobbet.

Kvinnlig chef sitter framför datorn och tittar uppgivet in i kameran, oroad över ökad stress på jobbet.

Skaffa kunskap & verktyg för att skapa en välmående och framgångsrik arbetsplats. Bli Certifierad ledare på distans. Läs mer här!

Mörka siffror om ohållbar stress på jobbet och ökad psykisk ohälsa haglade omkring oss redan innan viruset covid-19 gjorde avtryck i arbetslivet.

Enligt statistik från Previa företagshälsa har chefernas psykiska ohälsa och sjukfrånvaro ökat kraftigt under de senaste åren. Under perioden 2014–2018 ökade sjukfrånvaron med 50% och den psykiska ohälsan med hela 500%. Framförallt är det kvinnliga chefer som är utsatta.

Sju av tio chefer är så stressade att de prioriterar sina medarbetares arbetssituation framför sin egen, presenterade Unionen i en undersökning som också visar att varannan chef känner sig stressad under en normal arbetsvecka och att bara en av fyra chefer kan vara hemma och vila när de är sjuka.

En vår med rekordvarsel, stigande arbetslöshet och allt det för med sig i form av oro, svåra samtal och tryckt stämning, har knappast förbättrat läget. Nu, ja – precis nu, är det dags att inte bara prata och drömma om ett hållbart ledarskap utan faktiskt börja jobba för det. Så att du som chef kan hitta kraft för att orka stötta dina medarbetare, i en tid när så många går på knäna.

Tips! ”Leda team på distans” – läs mer & boka plats på webbinarium här.

Vad händer när du som chef är stressad?

Innan du kan stötta andra som är stressade, behöver du förstå vad som händer med ditt ledarskap när du själv är pressad och befinner dig i långvarig stress. Hur dina autopilotbeteenden påverkar dina medarbetares välbefinnande, motivation och sjukfrånvaro.

Vi tar en titt på din chefsvardag. Det är en vanlig dag på jobbet och surprise, surprise – du är överhopad med uppgifter och springer mellan möten. To do-listan är flera kilometer lång och du avbryts av ständiga brandkårsutryckningar.

Egentligen känner du dig överjävligt trött, vet med dig att du under lång tid har slarvat med både träning och mat, och dessutom gnager samvetet över att du inte riktigt är närvarande i relationerna till dina nära och kära. Men bara den här pucken blir överstökad, den här avgörande affären, den här omorganisationen…

Vad gör du? Biter ihop och jobbar på, höjer tempot om det behövs? Allt är ju viktigt och måste göras!? Det är nämligen den vanliga reaktionen, och det är djupt mänskligt.

Men stopp ett tag! Låt oss titta på vad det är som händer och vilka konsekvenser det får.

I perioder av långvarig stress försvagas medvetenheten och leder till beteenden som drivs av överlevnad. En högvarvad, informationssprängd hjärna har svårt att överblicka situationen. Det är då som tunnelseendet slår på och vi agerar kortsiktigt och impulsivt. I detta tillstånd blir du också svårläst för andra eftersom din empati och förståelse för andra sjunker. Dina medarbetare vet inte riktigt var de har dig och vart ni är på väg. Din jäktade energi smittar av sig på teamet och påverkar deras förmåga att prestera.

Ledarskap nivå 2 – Få det du behöver för att bygga framgångsrika team. 2 utbildningsdagar, konkret personlig handlingsplan, 100% på distans. Läs mer!

Hur hantera stress på jobbet?

Sjuksiffrorna talar för sig själva och det kommer inte att bli bättre förrän vi börjar agera. Som arbetsgivare har du allt att vinna på att jobba förebyggande. Kostnaderna för utmattningsrelaterade sjukskrivningar är skyhöga för både arbetsgivare och medarbetare, både ekonomiskt och psykiskt. Många vittnar om att vägen tillbaka till arbetslivet efter en stressrelaterad sjukskrivning är lång och kämpig.

Både för din egen och dina medarbetares hälsa behöver du göra allt du kan för att ändra situationen. Här är våra råd.

10 tips för ett hållbart ledarskap i en stressig tillvaro

1. Ta chefsrollen på allvar

Många arbetsplatser osar av stress. Som chef har du ett arbetsmiljöansvar och i det ingår att arbeta systematiskt med arbetsmiljön, som omfattar både den fysiska, psykiska och sociala miljön.

  • När det blir mycket att göra är det ofta enklare att göra jobbet själv istället för att ta chefsrollen, det vill säga leda och fördela arbetet samt delegera.
  • I många verksamheter råder det en snedfördelning av arbetsuppgifter. De allra flesta har också olika ambitionsnivå och engagemang för jobbet. Lämnas det fritt för tolkning kommer vissa jobba ihjäl sig medan andra lökar.
  • Missnöje och dålig stämning som ignoreras påverkar den psykosociala arbetsmiljön. Det stjäl fokus från själva jobbet och kan i sig leda till negativ stress och utbrändhet.
  • När det är hög stress på jobbet hittar också människor den enklaste vägen framåt, vilket ofta är den där personen som alltid har tid för alla, ställer upp i alla lägen och kan allt. Tills den personen inte orkar längre.

Därför är det chefens uppgift att ta ledartröjan, analysera läget, organisera arbetet på bästa sätt samt ta de samtal som behövs för att skapa en så jämn beläggning som möjligt. Och ta tag i surdegar som stjäl energi!

Vill du bli bättre på att hantera konflikter? Boka utbildningen Konflikthantering & svåra samtal Delta fysiskt eller på distans.

2. Prioritera din egen hälsa

För att vara en bra ledare och kunna stötta dina medarbetare måste du ta hand om dig själv. Ofta ser vi egentid och återhämtning som ett slags lyx, som något man unnar sig. Men egentligen är det en fråga om rent självbevarande. Och faktiskt ditt ansvar som ledare att vårda din fysiska och psykiska hälsa.

I stressiga tider är det vanligt att vi till exempel väljer bort träningen eller att träffa vänner eftersom det kommer längst ner på listan, efter alla andra viktiga punkter. Det är svårt, men försök höja värdet på återhämtning och få in det högre upp på priolistan så att det inte blir det som du stryker först. Du gör det för din hållbarhets skull och för att kunna stå stabil och hjälpa dina stressade medarbetare.

Lägg en trygg grund för ditt ledarskap. Boka Ledarskap nivå 1 – ny som chef, 100% på distans. Läs mer här!

3. Var transparent och prata om elefanten i rummet

Var öppen med hur du själv mår och prata om det i din grupp. Det är alltid viktigt, och särskilt nu när så mycket i vårt samhälle är oklart. Öka kunskapen och medvetenheten om hur stressystemet fungerar. Prata om vad som stressar er, vilka konsekvenser det kan få och vad ni kan göra för att förebygga det. Sätt ett gemensamt mål för att hålla kontroll på stressnivån på jobbet.

Även om vi pratar om det alltmer är det fortfarande vanligt att vi upplever det som ett misslyckande att gå in i väggen och bli sjukskriven på grund av utmattning. För att minska stigmat måste vi våga prata om det. Alla kan drabbas, det har ingenting att göra med hur känslig en person är. Och ofta är det högpresterande, ambitiösa människor med stort driv.

4. Lär dig se signalerna

Vi lever i ett duktighetssamhälle och har lärt oss att lägga i en högre växel för att hinna med de allt högre målen och kraven, ofta med minskade eller samma resurser. Dessutom har många av oss en inre självkritisk röst som manar på och överröstar varningssignalerna om överhettning. Läs mer: Så leder du perfektionister.

Många som blir utbrända upplever att de, innan de gick in i väggen, signalerade till sina chefer om läget men uppfattades som gnällspikar eller möttes av tillbakalutad uppgivenhet. ”Ja ja, det är så här det är, det är dessa ramar och mål vi har att följa.”

Fråga därför hur dina medarbetare mår! Var uppmärksam på om någon börjar göra misstag som hen inte brukar göra. Eller visar tecken på orkeslöshet, tankspriddhet, humörsvängningar eller klagar på huvudvärk, magont, sömnsvårigheter etc.

Om du inte träffar dina medarbetare dagligen, boka in minst en avstämning i veckan där du ser till att ta dig tid för att fråga hur de mår. Ta det på allvar och agera innan det går för långt.

5. Ökad stress på jobbet kräver chefens närvaro

Din närvaro som ledare är alltid viktig men särskilt viktigt är det i tider av extra stress. Visa att du finns där för dina medarbetare. Sätt av tid för avstämning (videomöten funkar fint!) och tänk på att vara mentalt närvarande och lyssna aktivt. Annars finns risken att du signalerar ointresse eller ignorans, vilket istället får motsatt effekt – dina medarbetare blir ännu mer stressade.

I en stressad tillvaro måste du frigöra din egen tid för att kunna tänka och planera rationellt för hur situationen ska hanteras. Boka in en heldag som är helig, där tiden enbart ägnas åt planering. På annan plats om det är möjligt.

Att gå en ledarutbildning kan vara ett bra sätt att avsätta tid för reflektion, för att analysera, sätta en plan för att bryta negativa mönster och skapa nya positiva. Läs mer om vår utbildning Certifierad ledare – där du kan delta fysiskt eller 100% på distans.

6. Ditt beteende visar vägen

Du som ledare måste gå i bräschen. Tänk igenom vilka beteenden du behöver ändra. Vad signalerar du till exempel när du rusar från möte till möte med andan i halsen, hoppar över lunchen och är sist ut och först in på kontoret?

Försök få in mer luft i ditt schema så att du också hinner vara en trevlig medmänniska och närvarande kollega. Ta pauser och uppmuntra dina stressade medarbetare att pausa. Visa att det är okej att inte alltid vara på topp och köra på med full gas.

Uppmuntra också medarbetarnas egna initiativ till ökad återhämtning. Vill någon gå tidigare för att träna någon dag i veckan? Flexibla arbetsupplägg och en chef som inte detaljstyr ökar känslan av kontroll, vilket är särskilt viktigt när vi är stressade.

För dig som chef blir det också avgörande att förstå de olika individerna som du leder. En del människor behöver uppföljning och tydlighet. Och andra mår bäst av att ta hjälp när de behöver det.

Gå utbildning hemifrån! Få konkreta verktyg och praktisk träning för att bli en riktigt vass, coachande ledare. Utbildningen Coachande ledarskap börjar direkt när du bokar.

7. Sätt gränser för din och gruppens nåbarhet

Vårt 24-timmarssamhälle sätter krokben för oss, men vi vet i dag att ständig uppkoppling försvårar avkoppling och ökar stressen. När många jobbar hemifrån riskerar gränsen mellan fritid och arbetsliv att bli ännu luddigare. För att hjälpa dig själv och dina medarbetare att få den regelbundna återhämtningen måste ni sätta gränser för er tillgänglighet. Vad förväntas av era anställda?

Om ni inte redan har det, skapa en tillgänglighetspolicy och se till att få ner den på pränt så att det blir tydligt. Sätt riktlinjer som till exempel att ”svar på mejl och telefon förväntas under arbetstid men inte övriga tider såsom kvällar, helger och semester.”

När ni behöver mejla kväll eller helg, använd fördröjd leverans. De flesta mejlsystem går att tidsinställa.

8. Positivitet + mening = arbetsglädje

När vi är inne i stresstunneln är det lätt att tappa bort meningen med allt. Du har egentligen slut på energi men fortsätter jobba, jobba, jobba utan att titta upp. Och ju längre du fortsätter på det sättet desto större är risken att du tappar bort dina egna värderingar och mål. Inte bara orken och energin sinar, utan även arbetsglädjen.

Det är din uppgift som ledare att lyfta blicken och påminna gruppen om värdet av ert arbete, om det högre syftet. När vi delar värderingar och sammanhang är det lättare att hålla arbetsglädjen vid liv.

Stanna inte vid att tänka vad ni gör bra och vart ni är på väg – säg det högt i möten och vid gemensamma samlingar!

I utbildningen Ledarskap nivå 2 – bygga team får du göra en teamutvärdering och jobba praktiskt med exempel ur din egen vardag.

9. Bli världsmästare på att skita i saker

Att-göra-listor blir alltid fulla och vips så är tiden slut. En av de viktigaste chefsfärdigheterna är att kunna hitta och prioritera bort det som inte är viktigt. Ett sätt är att helt enkelt stryka allt som inte är livsviktigt under en vecka.

Det är också ett tänk som behöver prägla organisationen. Ta upp och prata om det. Vad kan vi strunta i och vad är absolut avgörande? Hur kan vi organisera oss klokt, hitta struktur och gemensamma arbetssätt som underlättar och spar tid?

Vi pratar ofta om att minska ohälsosam stress på jobbet. Inte lika ofta om att forma ett effektivt arbetssätt, vilket är kärnan i det hela. Som chef behöver du tillsammans med ditt team forma ett effektivt arbetssätt så att ni gör rätt saker istället för många saker.

Läs mer om personlig effektivitet och hur du kan lära dig hantera stress på jobbet.

10. Mer leenden, tack och klappar på axeln

Alla mår bättre av mer medkänsla och mänsklig värme. Ett uppmärksammande eller några snälla ord i korridoren kan göra underverk i en stressad själ. Ta tillfället i akt så fort du kan och ge dina medarbetare positiv feedback och återkoppling. Forskning visar också att du genom tacksamhet kan boosta dina medarbetares engagemang och prestation. Läs mer!

FLER LÄSTIPS FÖR DIG:

Kommunikativt ledarskap – viktigare än någonsin i kris

Minska stressen på jobbet

Läs mer om hur du som ledare kan skapa positiv förändring enbart genom ditt beteende.

Arbetsmiljöverkets nya föreskrifter fokuserar på ledarskapet

 

Prenumerera på framgångsmagasinet Mallar

Framgångsmagasinet

Ligg steget före med praktiska tips som du har direkt nytta av i din vardag

Kontakta oss

Har du några frågor så är du varmt välkommen att höra av dig till oss. Vi återkommer så fort som möjligt.

Skickar
Formulär
När du fyller i din e-postadress samtycker du till att dina uppgifter behandlas enligt vår integritetspolicy.

Tack!

Vi återkommer till dig så snabbt vi kan.

Webbinarium

Frukost och nya perspektiv ingår. Välkommen!

Våra kunder

Sök på Framfot

Ange din sökning nedan: