Skapa rapport

De flesta av oss har vid något tillfälle, då man träffar en helt ny person, känt att man hamnar på helt fel fot med varandra. Det känns som man pratar helt olika språk.  Oavsett vad vi säger så verkar vi inte förstå varandra. Ett sätt att undvika detta kan vara att skapa samstämmighet i er kommunikation. Det kallas att skapa rapport.

Det är egentligen inga konstigheter, utan handlar om att sträva efter att kommunicera med varandra på samma sätt.

När vi kommunicerar med varandra ska det vi förmedlar passera ett antal filter. Filtren består av våra erfarenheter, hur vi tänker, vårt sätt att vara, våra åsikter, o.s.v. Varje filter förändrar budskapet en aning. Därför vill vi gå igenom så få filter som möjligt. Genom att vara lika minskar du antal  filter och gör att er kommunikation går smidare och därigenom skapar ett förtroende för det du säger.

Låt mig ta ett exempel på när det finns stort behov av att skapa rapport i kommunikationen:

Elias, säljare på Försäkringsbolaget AB, ska träffa Gösta, VD på Truckservice AB. Elias är 25 år gammal, uppväxt i Stockholm på Södermalm. Han tycker att pengar och status är viktigt. Han är energisk och pratar snabbt. Han vill gärna visa precis hur stora de ekonomiska riskerna är för Gösta och vilka vinster som ligger i att försäkra sig rätt. Elias vill inte slösa onödigt tid och går rakt på pudelns kärna. Han tycker om stora ord som proaktiv och riskanalys.

Gösta är 55 år gammal och uppvuxen i Floda. Han har arbetat sig upp från golvet och ser på sig själv som en verkstadsgubbe. Gösta planerar gå i pension om ett par år och oroar sig för sina grabbar. Han tänker på gänget och vill att alla ska trivas och känns sig viktiga. Han är sävlig och vill gärna känna sig trygg med personer innan han börjar prata affärer.

Elias och Gösta kommer få väldigt svårt att göra affärer om inte någon av dem anpassar sig efter den andra. Gösta måste känna att Elias nog inte är så olika från honom ändå, och att han förstår Gösta.

Hur skapar man då rapport?

Det första du gör är att observera den person du kommunicerar med. Hur pratar hon? Finns det vissa ord hon använder ofta? Vilket röstläge har personen? Pratar hon högt eller lågt? Snabbt eller långsamt? Vilka sinnen refererar hon till? ”Ser” hon möjligheter i ert samarbete? ”Hör ” hon att du menar samma sak? Tycker hon att det här ”känns” bra?

Detta är väldigt goda indikationer på vad du ska säga och hur du ska prata för att fånga personens öra.  Men vad betyder då allt detta?

Vi börjar med det enklaste. Genom att ”härma” personen närmar ni er varandra. Pratar personen på ett visst vis, gör det du med. Nu menar jag inte att du ska börja prata skånska fast du kommer från Örnsköldsvik. Talar hon lågt och långsamt, sänk din volym och din hastighet. Skrattar den andra personen mycket, skratta du med. Använder den andra personen ordet ”proaktiv” mycket, se till att du säger det någon gång du med.

Inga kostigheter så långt. Faktum är att du förmodligen strävar undermedvetet efter rapport i din kommunikation redan idag.

Du kan göra mer än härmas. Varför skrev jag ovan att du ska lyssna på vilket sinne den andra personen refererar till? Jo, det ger dig en indikation på vilket sinne hon tänker med och vilket typ av minne hon använder.

Man brukar prata om visuella ord, ljudmässiga ord, och kinestetiska ord.

Den du kommunicerar med säger att hon ser det här hända, eller hon vill att du ska måla upp en bild för henne om ert framtida samarbete. Hon använder då visuella ord. Det är ord som refererar till synintryck. Det betyder att hon förmodligen tänker i bilder. Om du använder visuella ord i din kommunikation kommer du passera färre av hennes filter och skapa rapport. Använd ord som titta, se, visualisera, vision, ljus, m.m.

Någon som säger att hon hör vad du menar, eller vill lyssna med sina kollegor först använder ljudmässiga ord. Om du använder ord som harmonisk, lyssna, höra, berätta, m.m. så skapar du rapport med henne.

Slutligen har vi kinestetiska ord. Det är ord som refererar till känslor, smak eller lukt. Talar hon om att det här känns rätt, eller att hela den här affären luktar illa så pratar hon med kinestetiska ord. Du kan då använda ord som kontakt, stress, konkret, beröra, m.m.

Genom att använda ord som refererar till samma sinne som den du talar med skapar du rapport med henne.

Testa detta och du kommer snart upptäcka att det ger dig mycket smidigare och effektivare kommunikation.

Vill du lära dig mer om att skapa en bra kommunikation? Titta på vår utbildning Effektiv kommunikation.