Ledare, hjälp dina chefer prioritera!

Tidsbrist. Ett ständigt dilemma för de flesta av oss men kanske framför allt för dig som chef. Känner du till att chefer blir avbrutna cirka 150 gånger i veckan? Och besvarar cirka 100 frågor om dagen? Om du dessutom leder andra chefer är det hög tid att läsa vår artikel om hur du som ledare kan hjälpa dina chefer att prioritera bättre!

Lär dig mer och träna praktiskt i vår utbildning Leda andra ledare

Företagsanpassa

Att leda ett team är en sak, att leda andra ledare – något helt annat. Visst finns det likheter. Men samtidigt som du coachar dina underställda chefer så kräver din roll att du säkerställer att cheferna i sin tur coachar sina team. En viktig del i det arbetet är att prioritera rätt, det frigör så väl tid och resurser som ger struktur och fokus.

Men i stället för att ödsla tid på självklarheter går vi rakt på pudelns kärna: så besegrar du tidsbrist genom att hjälpa dina chefer att prioritera.

3 tips, så prioriterar du bättre

1. Hitta en struktur

Steg ett är att hitta en struktur för hur ni prioriterar på arbetsplatsen. Genom att ha ett gemensamt system blir det lättare att kommunicera och förstå varandra. En bra grundinställning är att utgå ifrån vad som är viktigast i stället för att exempelvis stirra sig blind på uppgiftens storlek.

Ett sätt kan vara att skriva ned samtliga uppgifter och sedan organisera dem i olika kategorier. En populär modell är den som på engelska kallas The 4 D’s of time management, en matris som består av rutorna Do It, Decide When, Delegate och Drop It.

Prioritera med 4D-modellen

Do It betyder kort och gott, gör det! I den här kategorin skriver du in saker som är viktiga och bör göras idag. Skriv uppgifterna i prioriteringsordning från det mest akuta till det som kan vänta till slutet av dagen.

Decide When betyder att uppgifterna ska göras men inte idag. Här är det extra viktigt att ange en tydlig deadline! Samt att kontinuerligt återkomma till den här listan och lyfta in uppgifter i Do It-kategorin när tiden är inne. På så sätt har du koll på vad som ligger framför dig och när.

Delegate står för att identifiera uppgifter som du kan delegera till andra. Här kan en checklista eller kravspecifikation vara ett bra sätt att säkerställa slutresultatet. Så att du kan släppa uppgiften och känna dig trygg med att det blir som du tänkt dig.

Drop It står för att helt enkelt stryka uppgifter som inte hjälper dig att uppnå dina eller organisationens långsiktiga mål. Om det är en uppgift som du fått delegerad till dig kan du behöva argumentera för din sak eller gemensamt ändra uppgiftens karaktär innan du skrotar den. Mail som utlovar ett miljonbeloppsarv bara du följer länken och fyller i dina bankuppgifter går däremot bra att radera på en gång. Om det nu inte råkar vara så att du har en okänd avlägsen jätterik släkting på riktigt. I så fall, stort grattis!

2. Underhåll strukturen

Har ni fått en struktur på plats? Kanon! Använd er av den dagligen, veckovis, månadsvis. Det är inte bara ett bra verktyg för att prioritera uppgifter och spara tid. Det är ett bra underlag för tydlig kommunikation med ett gemensamt språk. När du stämmer av med dina underordnade chefer, utgå från modellen! Flytta uppgifter mellan olika kategorier eller få snabbt en bra överblick över vad dina chefer arbetar med och vilka utmaningar de har framför sig. Genom att gemensamt prioritera uppgifter blir det även tydligt om det finns någon diskrepans mellan organisationens mål och dess resurser. Och gissa vad? Då kan ni göra något åt det INNAN det uppstår missuppfattningar och problem.

Lär dig hantera och bemöta olika situationer med retoriken som verktyg i utbildningen Praktisk retorik.

3. Coacha chefen 

En av de största utmaningarna för dina chefer är i sin tur att stötta sitt eget team när det kommer till att prioritera. Här vill du som ledare coacha dina chefer i att skapa en tydlighet i hens team kring vem som gör vad och vilken typ av uppgifter som finns. En modell som passar bra att applicera på teamnivå är ROAD-modellen som står för: Regular, One-Off, Delegate och Action.

Prioritera med ROAD-modellen

Det första steget är att dela in uppgifterna i kategorierna R eller O. Med Regular menas återkommande uppgifter. Alltså något som teamet gör regelbundet, kanske till och med på daglig basis. One-Off å andra sidan är en insats som sker en gång.

I steg nummer två delas dessa uppgifter in i antingen D eller A. Delegate betyder att någon annan i teamet kan göra uppgiften medan Action står för att det är chefens uppgift.

Uppgifterna delas då upp i fyra olika kategorier:

• Regelbundna uppgifter som kan delegeras, så som att sköta sociala medier eller betala löner.
• Regelbundna uppgifter som endast en chef kan utföra. Se till att den här typen av uppgifter verkligen går i linje med arbetsbeskrivningen. Om inte, varför ligger ansvaret på chefen och går det att flytta uppgiften till någon av de andra kategorierna?
• Engångshändelser som kan delegeras, det här är en typ av uppgift som är relativt enkel att göra. Så i stället för att någon med chefskompetens lägger dyrbar tid på att utföra den, delegera den till någon i teamet.
• Engångshändelser som endast en chef kan utföra. Det här bör vara viktiga uppgifter med hög prioritet kopplat till exempelvis affärsutveckling eller krisuppdrag. Om inte, är det något som bör göras överhuvudtaget? Och i så fall, av vem?

Genom att använda den här modellen kan du hjälpa dina chefer att få en översikt över sitt team och vilka arbetsuppgifter som ingår. Med en tydlig ansvarsfördelning som grund minskar dessutom risken för uppgifter som ”faller mellan stolarna”.

Varför arbeta strukturerat med prioriteringar?

Det är särskilt tacksamt att ha en struktur arbetsuppgifter i ett krisläge. När organisationen kanske behöver ställa om snabbt och prioriteringar kan komma att ändras drastiskt. Du som ledare har även bra insyn i vad dina chefer gör och kan på så sätt snabbt delegera nya ansvarsområden.

Men även utanför en krissituation förenklas det strategiska ansvaret som ofta (faktiskt utan undantag) vilar på ledare i höga positioner. För om organisationens prioriteringar motsvarar dess affärsidé och riktning, är det dessutom lättare att motivera medarbetarna eftersom deras insats bidrar till helheten. Och att arbeta på en plats där vi vet varför vi stiger upp på morgonen och gör, vad vi nu än gör på jobbet, är en viktig pusselbit i att bygga välmående företag.

Utbildningen Strategisk & digital affärsutveckling ger dig insikt i hur du kan samla er kreativitet i en konkret plan – hur ni analyserar, sätter och når era affärsmål. 

De två modellerna presenterade i den här artikeln är ett axplock av vad som finns därute och kanske finns det andra som passar din organisation bättre. Syftet med den här artikeln är att lyfta vikten av att arbeta aktivt med prioriteringar och hur det kan leda till tydligare kommunikation och minskat resursslöseri av både tid, pengar och kompetens.

Lycka till!