WBS – Work Breakdown Structure – 5 enkla steg för bättre projektplanering

WBS, vad är det? Jo, en förkortning av Work Breakdown Structure, ett grymt bra verktyg för dig som planerar projekt. I 5 enkla steg skapar du en snabb och tydlig överblick av hela projektet, både för dig som projektledare och för ditt team. Här förklarar vi hur du går till väga – steg för steg. Dessutom kan du ladda ner en mall för WBS.

offert utbildning

Vill du träna dig på att leda projekt till framgång på utsatt tid? Gå utbildningen Projektledning i praktiken.

Hej projektledare! Här är ditt projekt. Kör hårt nu. Vi ses till deadline!

I många fall anlitas du som projektledare i projekt som någon annan har initierat. Det är ganska vanligt att du mer eller mindre kastas in i projektet och förväntas sätta dig in i arbetet och projektets mål, skapa en tidsplan och leverera på en ibland i förväg beslutad deadline. Mycket av din tid går åt till att över huvud taget förstå vad som ingår i projektet, vilka personer som är med och hur processerna ser ut på just den här arbetsplatsen.

WBS – en översiktskarta för bättre projektplanering

Ett sätt att snabbt och effektivt få en tydlig visuell överblick över projektet är att skapa en WBS. Genom att lägga lite tid (det kan räcka med ett par timmar!) på det här momentet skapar du en stabil grund att stå på, och mycket bättre förutsättningar för ett lyckat projekt.

WBS står för Work Breakdown Structure, och det är en översiktskarta över hela projektet och alla aktiviteter som ingår i det.

– Det är bra att skapa en WBS tidigt i projektplaneringen, som ett försteg till tidplanen, säger Sofia French, utbildare inom ledarskap och projektledning hos oss på Framfot. Sofia har också många års erfarenhet av projektarbete inom olika organisationer.

Certifierad projektledare – en utbildning i tre steg med examinering och certifieringsintyg. Läs mer!

Därför ska du använda Work Breakdown Structure

Att göra en WBS ger dig en tydlig överblick över helheten, vilket har flera fördelar.

• Du och de andra projektdeltagarna skapar en gemensam bild av vad som ska göras i projektet, och hur de olika aktiviteterna hänger ihop.
• WBS:en gör det lättare att upptäcka eventuella utmaningar i tid. Som att datum för leverans är orimliga, att du behöver äska mer resurser eller förtydliga och prioritera i kravspecen.
• Risken för att tappa bort viktiga pusselbitar när du sedan gör tidsplanen minskar.

En WBS beskriver VAD som ska göras och enbart det. Varje aktivitet är ett ”arbetspaket” i din WBS, och arbetspaketen kan du utgå ifrån för att uppskatta hur mycket tid och resurser som kommer att behövas i projektets alla delar. ”Vem gör vad” och tidsplan i form av delmål och milstolpar använder du andra modeller till, som exempelvis GANTT.

– Det mest effektiva när du skapar en WBS är att använda en klassisk modell för brainstorming med post it-lappar och whiteboard, menar Sofia. Om ni kör era möten digitalt finns det digitala whiteboards ni kan använda – till exempel Miro. Huvudsaken är att flera personer kan delta simultant och att det är enkelt att ta bort, lägga till och flytta på delarna.

Bygga Team är en praktiskt inriktad ledarskapsutbildning där fokus ligger på att utveckla ditt ledarskap för att få alla att arbeta som ett lag. Läs mer!

Så här skapar du en WBS för ditt projekt:

1. Samla gruppen till workshop

Kalla representanter för gruppen som ska jobba med projektet. Involvera gärna personer från skilda delar av projektet för att få med olika perspektiv och skapa samsyn kring projektet. Max 5 personer är en lagom stor grupp.

2. Brainstorma aktiviteter

Utgå från projektmålen och låt var och en skriva ner alla enskilda aktiviteter de kommer på, som ingår i projektet, på post-it-lappar. Det kan vara leveranser, produktion, förberedelser, bemanning, utbildning mm. Sätt upp alla lappar på en tavla.

3. Facilitera och sortera

Utse en ordförande/facilitator som leder arbetet med att sortera och gallra bland lapparna. Facilitatorn samlar ihop dem i grupper utifrån hur de hänger ihop. Lappar med aktiviteter kring bemanning i en grupp, lappar med aktiviteter kring byggnation i en grupp osv.

4. Kategorisera!

Skapa en moderkategori för varje grupp ni har fått ihop. Gå igenom kategorierna tillsammans, så ingenting blir glömt inom varje kategori. Skapa också underkategorier om det behövs, så du får ett hierarkiskt träddiagram för ditt projekt, där alla arbetspaket ligger som ”barn” under en ”förälder” i strukturen. Viktigt att det går att uppskatta tidåtgång till varje.

En viktig regel för modellen WBS är 100 %-regeln. Den innebär att alla arbetspaket som är ”barn” till en ”förälder” i hierarkin, ska tillsammans utgöra 100 % av föräldrakategorin. Alltså, när alla arbetspaket inom en och samma barn-nivå i träddiagrammet är avbockade ska hela föräldernivån vara avklarad. På samma sätt ska alla arbetspaket på högsta föräldernivå i hierarkin tillsammans utgöra 100 % av projektmålet.

Så i bildexemplet ovan är alltså ”Bemanning”, ”Monter”, ”Marknadsföring” och ”Produkter” så kallade föräldrakategorier. De kategorierna tillsammans utgör 100 % av projektet.

Arbete som inte ingår i projektet ska inte vara med i din WBS. 100 % av projektet, varken mer eller mindre, ska synas i den här modellen.

5. Sammanfatta arbetet i en överskådlig mindmap

Renskriv alltihop i en överskådlig mindmap, som alla inblandade i projektet får tillgång till. Här är det viktigt att ni kommer överens om termer för projektet så ni pratar samma språk. Alla ska veta vad som menas med de olika aktiviteterna.

Mall för WBS mindmap

För att skapa en mindmap som hjälper dig i projektplaneringen kan du använda vår mall som du laddar ner här.

När ni har en WBS för projektet kan ni alltid gå tillbaka till den och ha som referens så inget glöms bort någonstans i den fortsatta planeringen. WBS:en är också bra att hänvisa till när nya personer blir inblandade i projektet, för att de snabbt ska få en överblick över helheten och dess delar.

Träna upp dina retoriska superkrafter med utbildningen Presentationsteknik och retorik. Läs mer!

WBS – Work breakdown structure, i sammanfattning

WBS, Work Breakdown Structure, är en visualisering av alla aktiviteter i ditt projekt.

Regler för en WBS:

• 100% regeln – summan av alla arbetspaket i en ”barn”-nivå ger 100 % av ”föräldern”. Och summan av alla ”föräldrar” på högsta nivå ger 100 % av projektmålet.
• Ingen överlappning mellan olika delar/aktiviteter. När en del är avklarad ska den inte finnas representerad någon annanstans i din WBS (skapa synergier, inte dubbeljobb)
• En WBS ska vara LAGOM detaljerad. Alla aktiviteter ska vara representerade, men den ska samtidigt vara överskådlig. (kolla om du kan uppskatta tidsåtgång till varje aktivitet. Då är du på lagom nivå)

Vill du träna praktiskt och vässa din kunskap i projektledning? Kolla in våra utbildningar Projektledning i praktiken, Certifierad projektledare 1.0 och Certifierad projektledare 2.0.

Fler relevanta mallar för dig som jobbar i projekt:

Projektplan mall

Smarta mål mall

Fler lästips för dig:

3 tips för att få projektet i mål – liten projektledarutbildning – Video

Lyckas med projektledning: 5 tips till projektledare

Leda utan att vara chef – behövs superkrafter?