Lyckas med projektledning: 5 tips till projektledare

Förberedelser, förankring, tydliga mål och utvärdering är alla viktiga delar i projektledning. Men en framgångsrik projektledare behöver också våga ta på sig ledarrollen, behärska konsten att kommunicera och kunna bygga starka team. Här delar vi med oss av våra bästa tips. Stort lycka till!

Offert

Projektledning är bland det roligaste men också det mest utmanande som finns, eller hur? Det beror kanske på att det är så komplext. Projektledarrollen liknar chefsrollen med stort ansvar men ofta har projektledaren inte lika tydliga mandat och befogenheter.

Vad gör en projektledare?

Som projektledare ska du kunna hantera allt från att bygga starka team och leda dem i rätt riktning till att hålla deadlines, ha målfokus och dessutom ordning och reda. Du behöver alltså inte bara ha en bra och tydlig projektmetodik, förstå tekniken och vara en snabb problemlösare utan också vara en riktig bra människokännare och vass på kommunikation.

Att ha råg i ryggen som projektledare och vara tydlig i dialogen med beställare och styrgrupper kan ibland vara avgörande för att projektet ska bli framgångsrikt. Lika viktigt är det att förstå hur man leder och kommunicerar i projekt utan att ha ett chefsmandat. Certifierad projektledare är en komplett projektledarutbildning där du får träna på just detta. 3+2+2 utbildningsdagar samt extra stöd mellan tillfällena. Läs mer här!

Varför misslyckas projekt?

Endast ett fåtal projekt lyckas med att uppnå de uppsatta tids- och budgetmålen*. Den allra vanligaste anledningen är att förutsättningarna ändras under projektet.

Projektmål eller företagets prioriteringar blir annorlunda – vilket kan bero på att planeringsfasen inte var optimal, eller helt enkelt på att världen snurrar på och vissa saker händer utan att vi kan göra något åt dem.

Lästips: Agilt arbetssätt – två metoder som effektiviserar er jobbvardag

Den goda nyheten är att det går att skapa bättre förutsättningar, så att du har större chans att lyckas med ditt nästa projekt.

5 tips för att lyckas med projektledning

1. Ta på dig ledarrollen

Du är ledaren! Tänk på dig själv som en entreprenör, projektet som ”ett företag i företaget”, och driv framåt genom att måla upp din vision om vart ni ska, sätta tydliga rollbeskrivningar och våga delegera. Det är sällan meningen att du som projektledare ska göra allt själv.

Tips! Gå utbildningen Leda utan att vara chef och få värdefulla insikter om vad som motiverar andra och hur du får gruppen att fungera bra.

2. Träna på att kommunicera

Som projektledare har du vanligtvis inte personalansvar vilket gör att du inte heller har chefens maktmandat att tillgå om det skulle behövas. Men i din roll ingår ändå att du ska få med dig medarbetarna, alla ska komma till sin rätt, samarbeta och bidra till resultatet. Därför behöver du som ledare vara duktig på att kommunicera. Det är en konst! Träna på att lyssna och anpassa din kommunikation till olika individer och situationer.

Kanske i utbildning? I Facilitera workshops & möten lär du dig metoder för att ta vara på gruppens samlade kompetens. Läs mer här!

3. Självinsikt och gruppinsikt

Din viktigaste uppgift som projektledare är att få gruppen att fungera och att få alla att dela med sig av sin kunskap. För att gruppen ska vara trygg med dig som ledare måste du känna dig trygg som person. Lägg därför tid på självkännedom, på att lära dig hantera dina egna känslor, förstå hur ditt beteende och kommunikation uppfattas av andra.

Efter självinsikt kommer gruppinsikt. Ett starkt team består av mångfald i kompetens och beteenden. Idésprutor behöver genomförare. Funderare behöver någon snabbfotad som ser till att projektet kommer igång. När ni blir medvetna om vilka beteendestilar och kompetenser som finns i gruppen, blir det också tydligt vilka sidor ni behöver stärka upp.

DISC är en beteendeanalys som hjälper dig att förstå dig  själv och andra. Här kan du göra en snabb och gratis DISC-analys.

4. Dubbla din kompetens

Bra projektledning består lite förenklat av två delar. Den något mjukare, kreativa kompetens som du använder för att bygga starka team och hitta kreativa lösningar. Och den andra, något hårdare delen som handlar om struktur, målfokus, hålla ordning och reda och se till att deadlines möts.

Det är omöjligt att vara bäst på allt men du kommer långt genom att ta reda på vilka områden i ditt ledarskap som kan bli bättre. Ett gott råd är att ta reda på vilka områden i ditt ledarskap som kan bli bättre. Även om det kanske är roligast att jobba med det du är bra på, kommer du vinna mycket på att utveckla dina svagare sidor.

Analysera ditt eget arbete, fråga någon du litar på hur hen uppfattar dig på jobbet, eller gå en chefsutbildning där du får chans att göra det tillsammans med en utbildare.

5. Fostra beställaren

Röriga beställningar ger röriga resultat. För att du ska kunna leverera på topp och lyckas med ditt projekt behöver du:

• få en klar beställning från projektägaren
• ha en tydlig plan för avstämningar
• säkerställa att tydliga beslut fattas av rätt personer under projektets gång.

Det kan verka självklart men tyvärr händer det alldeles för ofta att projekt startas upp med stor entusiasm och brinnande engagemang. Styrgruppen är eld och lågor. Stjärnögda börjar du och resten av gruppen springa mot målet – men halvvägs inser ni att ni sprungit åt olika håll. Och vad var egentligen målet, nu igen..?

Har du också jobbat med otydliga eller ofullständiga beställningar? Då vet du hur det kan äta energi. Ett tips är att ta ägandeskap redan från början. Ställ smarta frågor till beställaren! Kontrollera i början av projektet att ni är överens om uppdraget och förväntningarna på dig. Vad är syftet med projektet? Vilket mål är viktigast att uppnå? Vilket mandat har du och vem tar de beslut du inte har befogenhet att ta? Fråga hellre en gång för mycket än en gång för lite.

Lästips: WBS – Work breakdown structure steg för steg + mall!

Bonustips! Inventera & uppdatera verktygslådan

Lägg inte mer tid på en excelfil som glöms bort i en mapp till tidens ände. Missförstå oss rätt – vi älskar excel. Det vi vill lyfta här är att du behöver hitta de verktyg som passar bäst för just era behov och förutsättningar.

Om du till exempel går en utbildning får du ofta med dig ett antal nya verktyg hem. Nöj dig inte med det. Se till att du också får förståelse för hur du kan använda dem i just ditt projekt. Fundera på vad det är ni behöver strukturera upp, och på hur det passar gruppen att jobba. En fysisk projekttavla på väggen? En digital projektportal eller en facebookgrupp? För Framfots marknadsavdelning har projektplaneringsverktyget Asana gjort underverk när det gäller informationsdelning, struktur och effektivitet.

För att lägga en gemensam grund med generella projektverktyg och rätt verktygslåda kan du även gå utbildningen Projektledning i praktiken. Delta fysiskt eller på distans.

Lycka till med din projektledning!

FLER LÄSTIPS:

Varför du ska gå ledarskapsutbildning

Att leda utan att vara chef – behövs superkrafter?

Så hanterar du härskarteknik och sandlåderetorik

* Källa: ”Swedish Project Review”, KPMG.