Agilt arbetssätt – effektivisera din jobbvardag på 15 minuter

Agilt arbetssätt, har du koll på vad det är? Kanske jobbar ni redan idag helt eller delvis agilt? De som är frälsta pratar om hur metoden leder till snabbare beslut, bättre samarbeten och mer framgångsrika projekt. Och det behöver inte vara krångligt att börja! Här bjuder vi på två agila metoder som du kan testa direkt.

få offert

Lär dig att forma agila arbetssätt, facilitera workshops som ger resultat och forma starka team – Bli Certifierad Agil projektledare. 3+2+2 utbildningsdagar. Läs mer här!

Agilt arbetssätt kan öka både effektivitet och motivation

När är du som mest produktiv på jobbet? Om du är som många andra, mår du nog bra av att kunna påverka och känna ägandeskap för dina arbetsuppgifter. Omfattande forskning inom ledarskap och motivation visar att just det (påverkbarhet och ägandeskap) ökar både effektivitet och driv på jobbet.

Det är också en av fördelarna med ett agilt arbetssätt: att flytta beslutsfattande från en enväldig ledare till självorganiserande, självständiga team. Visst låter det bra?

Ändå kan ett agilt arbetssätt verka krångligt att ta sig an. Det är SCRUM*, PO** och andra obegripliga förkortningar, käcka agila coacher, rullande tavlor och drivor (?) av post it-lappar. Det är manifest, mjukvaruutveckling och supersnabba projektteam vars hastighet ärligt talat kan verka lite skrämmande. Och vem ska egentligen bestämma..? Men om vi istället för att svänga oss med trendiga begrepp pratar om att jobba mer kundorienterat, om att hitta medarbetarnas inre motivation och att som ledare visa förtroende istället för att detaljstyra och granska. Då kanske det visar sig att ni redan idag jobbar med ett agilt arbetssätt? Eller att ni borde göra det.

Vill du lära dig mer om Agila arbetssätt? Kolla in utbildningen Agil projektledning. Kunskap & praktisk träning som utvecklar din verktygslåda. Läs mer här!

Plocka russinen ur kakan

Principerna bakom den agila metodiken är enklare än vad man kanske kan tro. Och att jobba agilt är trendigare än någonsin. Det som började som en projektmetod för mjukvaruutvecklare har spritt sig över både världsdelar och mellan branscher och är nu ett arbetssätt som används i stora verksamheter som till exempel Spotify, Microsoft och Handelsbanken. Vinsterna med agila förhållningssätt kommer vi till. Här är först en viktig poäng: du behöver inte ställa om hela verksamheten för att dra nytta av ett agilt arbetssätt. Som projekt- eller teamledare finns det mycket att vinna på att inspireras av agila principer och det är 100% tillåtet att plocka russinen ur kakan och testa agila metoder utan att följa protokollet till punkt och pricka. Lite längre ner i artikeln tipsar vi om två enkla metoder som du kan börja med idag, som kommer göra dig och ditt team mer effektiva, flexibla och framgångsrika på vägen mot era mål.

Lästips: En liten utbildning i förändringsledning (5 tips + video!)

Agilt arbetssätt – vad innebär det?

Men vi börjar från början. Agil projektledning kan spåras tillbaka till 1970-talet. I februari 2001 samlades en grupp mjukvaruutvecklare, ”The Agile Alliance”, i Utah och deklarerade det Agila manifestet. Manifestet består av fyra värderingar och tolv principer och ligger till grund för det agila ledarskapet som fortfarande känns högaktuellt.

Det agila manifestets värderingar:

• Värdera individer och interaktion framför processer och verktyg
• Värdera fungerande mjukvara framför omfattande dokumentation
• Värdera samarbete med kunden framför att förhandla om kontrakt
• Värdera att reagera på förändringar framför att följa en uppgjord plan

I manifestet tydliggörs det också att även om de vänstra påståendena ska värderas högre, har påståendena till höger fortfarande ett värde. För att vårt samarbete ska gå smidigt behöver processer och verktyg finnas på plats och fungera bra, till exempel.

Lästips: Så blir du en modigare projektledare – 5 heta tips

Behöver jag inte planera agila projekt?

Jo. 🙂 Med utgångspunkt i värderingarna ur det agila manifestet fokuserar du i de här metoderna på att vara flexibel, effektiv, öppensinnad och kundorienterad. Målet är att så snabbt som möjligt få ut en produkt som är funktionell och möter kundens behov. Genom att jobba i mindre delleveranser behöver produkten inte vara perfekt vid första ”släpp”.

Att jobba agilt betyder ofta att:

• Man kommunicerar regelbundet och strukturerat – både inom teamet och med övriga intressenter
• Beslutsmandat flyttas längre ut i organisationen
• Det finns en förståelse för att en framgångsrik slutprodukt kan se helt annorlunda ut i projektets slutskede, än hur man tänkte under projektplaneringen
• Att projektet delas upp i tydliga delprojekt eller arbetsperioder
• Förändringar och nya idéer är välkomna under hela processen
• Man ständigt utvärderar både produkt och arbetssätt utifrån hur läget ser ut just nu (det sker ofta i direkt anslutning till en avslutad s.k. iteration – alltså en tidsatt arbetsperiod med tydligt start och slut).

Allt detta innebär inte att man ”jobbar på känn” eller inte behöver planera sitt projekt. Tvärtom! För att agila arbetssätt ska fungera fullt ut krävs ett noggrant planeringsarbete och tydliga ramverk att jobba efter. Precis som i alla typer av projekt.

I den agila metodiken jobbar teamet med tydligt definierade roller, ansvarsområden och krav. Det är vanligt att jobba iterativt (upprepande) i tidsbestämda sprintar, och att använda tavlor – fysiska eller digitala – för att visualisera hur arbetet bedrivs och går framåt. Det finns flera olika ramverk och metoder som används för att bemästra de agila principerna, där SCRUM och Kanban är två av de mest välkända.

Rusta dig med ny kunskap, praktisk träning – och ett kvitto på din kompetens. Bli Certifierad projektledare idag. Läs mer här!

Vilka problem löser ett agilt arbetssätt?

Att börja jobba agilt kommer inte lösa alla världsproblem. Men visst finns det vinster att hämta hem med det här populära arbetssättet. Exakt vilka de vinsterna är beror förstås på ert utgångsläge och vem du frågar. Några som det ofta talas om är:

• Mer förändringsbenägna projekt och team. Agila metoder gör det enklare att anpassa projektarbete efter de förändringar som oundvikligen kommer att uppstå under projektets gång. Att vara flexibel (vilket ordet agile också betyder!) är en solklar framgångsfaktor i vår föränderliga värld.
• Mer effektivt arbete. Att jobba iterativt (iterativt betyder upprepande) är vanligt i agila projekt. Iterativt arbete används ofta av mjukvaruutvecklare och är en process som innebär att större projekt delas in i mindre delleveranser. Efter varje delleverans testar och justerar man både produkt och arbetssätt, tills man har en färdig produkt. Det gör att till exempel små buggar kan hanteras och åtgärdas innan de hinner växa till stora problem. Och det kan förstås översättas till alla möjliga former av projekt, produkter och tjänster.
• Mer motivation, teamutveckling och samarbete. Det tjänande ledarskapet är ett begrepp som ofta återkommer när vi pratar om agila arbetssätt. En av dina viktigaste uppgifter som ledare är att se till att medarbetarna har det de behöver för att göra ett bra jobb. Mindre ”peka med hela handen”, mer tillitsfrämjande beteenden. Självgående team är en win-win för alla (även om det kan kännas läskigt att släppa kontrollen).

Läs också: WBS – Work breakdown structure, steg för steg + mall!

Inspireras av det agila förhållningssättet

Du kan få in mer agilitet i din jobbvardag utan att köpa in dig helt på ett nytt arbetssätt. Här är två idéer på hur du kan använda agila tankesätt i din verksamhet redan idag. Med fokus på effektivitet, resultat och att göra det viktigaste först.

1. Daily scrums på ditt sätt

Kunskapsöverföring och självorganiserande team är viktiga byggstenar inom det agila. En metod som används på många arbetsplatser runt om i världen är Daily scrums, eller Daily standups. Det handlar kort och gott om att samla teamet – i samma rum eller digitalt – för ett effektivt möte om max 15 minuter. Varje teammedlem svarar kort på tre frågor:

• Vad gjorde jag igår?
• Vad ska jag göra idag?
• Finns det något som hindrar mig från att göra ett bra jobb idag? Om så är fallet: vad behöver jag hjälp med, och av vem?

Som projekt- eller teamledare kan du se till att pusha lite extra på den sista frågan. Kan du själv göra något för att driva arbetet framåt, eller är det något som bör delegeras till någon? Om det är något ni behöver fördjupa er i fortsätter ni med det när alla fått säga sitt och er Daily scrum är avslutad.

2. Mikrolärande – Sluta, börja och fortsätt

Ett agilt förhållningssätt handlar om att vara öppen för att ständigt utvecklas. Testa metoden mikrolärande som är en favorit hos vår projektledningsutbildare.

Sätt av en stund i slutet av arbetsveckan och reflektera över:

Sluta – något från denna vecka jag ska sluta med/inte göra om/som tappat sitt värde/läcker energi

Börja – något som jag inser att jag behöver börja med, testa eller göra mer av

Fortsätt – något som fungerar bra som jag ska fortsätta med

Den här övningen fungerar bra att göra både enskilt och i team. Gör ni den i teamet kan ni gå varvet runt och se till att alla gör sig hörda. Som ledare kan du också be om feedback från din grupp enligt den här modellen. ”Vad tycker du (som medarbetare) att jag ska sluta med, börja med och fortsätta med, för att stärka vårt samarbete?”

En liten ordlista

*SCRUM är alltså ett exempel på ett agilt ramverk. Själva ordet har lånats från sportens värld, där ”scrum” är en term i engelsk rugby. Kopplingen mellan rugby och Agil scrum är lagspel, med självorganiserande team som samarbetar för att skapa resultat.

**PO betyder Product Owner – och översätts till produktägare. PO:n är en person med huvudansvar för produkten som utvecklas. Han eller hon sköter planeringen, håller koll på backloggen*** och prioriterar vad som ska göras inför varje sprint****.

***Backlog är en lista med uppgifter som ingår i projektet.

****Sprint är namnet på en arbetsperiod inom SCRUM.

Stort lycka till med ditt arbete! I utbildningen Agil projektledning lär du dig mer och tränar praktiskt på agila metoder. Att byta arbetssätt för hela verksamheten är förstås en stor förändringsresa som kan – och ska – ta tid. Om ni gjort en bra analys innan, och förberett er förändringsresa väl, kommer det troligtvis att löna sig i längden. Vi hjälper er gärna! Läs mer om våra skräddarsydda utbildningar via länken.

FLER LÄSTIPS FÖR DIG:

Psykologisk trygghet – den viktigaste faktorn för effektiva team

Så lyckas du med projektledning – 5 viktiga tips

Konsten att ge feedback som förändrar