7 tips för rakare kommunikation

Det finns många färdigheter och egenskaper som går att träna upp och ständigt utveckla. Konsten att kommunicera, till exempel. Det blev tydligt när ett omdiskuterat sms nyligen skickades till 22 miljoner mottagare. Här tipsar vi om hur du skapar en rak och öppen kommunikation på er arbetsplats. Så att du och dina medarbetare slipper gissa er fram till vad som gäller.

Vill du bli bättre på att kommunicera och på att förstå dig själv och andra? Läs mer om utbildningen Effektiv Kommunikation.

Att kommunicera är svårt. Det visade sig alldeles nyligen när staten skickade ut ett omtalat och numera kritiserat mass-sms till 22 miljoner mottagare. Syftet var gott, mottagandet ljummet. Vad gick fel? Kunde de ha gjort annorlunda? Och vad har det att göra med kommunikationen på ditt jobb?

Regeringens mass-sms mot smittspridning

I den digitala världen, på sociala medier, i bloggar och kommentarsfält, råder det knappast brist på tyckande och tänkande. Samma dag som ett sms från Fohm (Folkhälsomyndigheten) och MSB (Myndigheten för samhällsskydd och beredskap) droppade in till nästan alla svenskar, exploderade det av åsikter på internet.

På mindre än en timme fick den politiske kommentatorn Marcus Oscarsson drygt 1100 kommentarer på sin Facebook-post om statens sms. Luddigt, lamt, klent och meningslöst är ord som återkommer. Men där finns också några uppmuntrande tillrop om ”bra försök!”.

Det man hänvisar till är utförandet av regeringens beslut om att skicka ett mass-sms för att påminna om och uppmana till att följa de skärpta nationella råden för att minska smittspridning av covid-19.

Sms:et skickades till 22 miljoner mottagare och löd:

”Information från myndigheterna: Följ de nya skärpta råden för att stoppa spridningen av covid-19. Läs mer på webbplatsen Krisinformation.”

Knappt 140 tecken som uppenbarligen rört upp en hel del känslor. Förutom tusentals kommentarer och inlägg från vanliga civila har både riksdagsledamöter, företagsledare och krönikörer kritiserat utskicket. Den mer konstruktiva kritik som framförts handlar om tillgänglighet: att man gärna sett en klickbar länk i sms:et, att de nya råden skulle ha skrivits ut direkt i meddelandet (för att enklare nå de som inte har direkt tillgång till internet), gärna på fler språk än svenska och att texten kunde ha formulerats mer kraftfullt. Vi återkommer till det längre ner i artikeln.

Få kunskap och praktisk träning för att bli en kommunikativ ledare. Certifiering ingår! Läs mer.

Rak och dold kommunikation på jobbet

Om det i sociala medier flödar av åsikter finns det i verkliga livet – till exempel på din arbetsplats – ett helt annat problem. Vi säger inte vad vi vill eller tycker.

Ofta i all välmening. Vi vill inte belasta någon med för mycket information i onödan. Än mindre såra eller göra någon ledsen. Men dold kommunikation och tekniker som att vara tyst, hemlighålla saker eller att inte berätta hela sanningen kan också användas för att utesluta någon, för att skaffa eller behålla sin egen makt. En härskarteknik som i vissa fall utförs helt omedvetet (läs gärna mer om härskartekniker här!).

Det finns mycket att säga om både dold och rak kommunikation. På Framfot är vi säkra på att Sveriges organisationer mår bättre av att ha ett öppet, ärligt och respektfyllt klimat och många av våra kunder verkar hålla med. Förutom att medarbetarna mår bättre, trivs och stannar längre i såna kulturer, vet vi också att det blir lättare att nå bra ekonomiska resultat i öppna företagskulturer. För där frodas initiativ, samhörighet och goda idéer.

Så skapar du psykologisk trygghet i gruppen – och därför är det viktigt. Läs mer här!

7 tips för att skapa en rak och öppen kommunikation

Därför bjuder vi här på 7 konkreta tips om hur du kan bli en ambassadör för rak, öppen och ärlig kommunikation utan aggressivitet.

1. Säg vad du vill och önskar – sluta linda in ditt budskap

Vad tydlig, rak och konkret i din kommunikation. Vad är det som är viktigt för dig? Varför? Vad är det du känner och önskar?

Testa att för dig själv besvara frågan:

  • Vad är det jag vill uppnå?

För avsändarna av det beryktade sms:et borde svaret vara: Så många som möjligt ska följa de nationella riktlinjerna för att minska smittspridning av covid-19.

För dig på jobbet skulle det kunna handla om att du vill förhandla upp din lön, eller att en av dina medarbetare behöver samarbeta bättre.

Ny som chef? Boka vår utbildning Ledarskap nivå 1 här!

2. Vässa huvudbudskapet

Vilket är ditt huvudbudskap? Om du har svårt att säga vad du tycker utan att linda in det, skriv ner det du vill få fram på en post-it med så få ord som möjligt så blir det lättare att gå direkt på pudelns kärna.

Staten: Nu är det allvar! Följ restriktionerna!

Du: Jag förtjänar högre lön!

3. Rusta dig med rätt argument

För att budskapet ska nå in till mottagaren behöver det landa rätt. I alla typer av kommunikation är en grundregel för att nå ut, att fokusera på ”What´s in it for them?”. Varför ska just din mottagare lyssna på det du har att säga?

För din chef är det till exempel inte relevant att du just tagit ett stort lån för att köpa hus, eller att din sambo blivit av med jobbet. Åtminstone inte när det gäller lönesättning. Under lönesamtalet ska du istället lyfta till exempel att ditt ansvarsområde blivit större, att du gjort fina resultat under året och att du ser stora möjligheter att fortsätta göra bra saker framåt.

I andra typer av samtal och argumentationer är känslor ofta viktiga att ta vara på. I sms-form kanske det kan textas ”Vi behöver hjälpas åt! Det du gör, gör skillnad för smittspridningen av covid-19.”

4. Var snäll!

Du behöver inte leverera alla budskap med silkesvantar på. Men att vara rak innebär inte att du ska vara elak. ”Jag tycker det är viktigt att vara ärlig, vilka fula skor du har!” är inte ett okej sätt att kommunicera på. Punkt slut.

Ta vara på er viktigaste resurs: personalen. Bli certifierad HR.

5. Jobba med jag-budskap i svåra samtal

I svåra samtal är det extra viktigt – och extra utmanande – att vara rak. Försök att undvika att ramla i fällor som att säga ”ALLA här tycker att du är svår att samarbeta med”. Likaså klassiska retoriska grepp som till exempel Hamburgarmetoden, som går ut på att bädda in konstruktiv feedback mellan två positivt laddade kommentarer (”Du är så duktig, men du behöver bli bättre på att samarbeta. Vilken fin tröja du har på dig idag, förresten!”). Som dels gör att den konstruktiva feedbacken tappar tyngd, dels riskerar att minska den tillit som medarbetaren förhoppningsvis känner för dig. Troligtvis känner hen sig inte särskilt motiverad till att förändra något, efter en kritikburgare.

En bra regel när du ger feedback, och framför allt när du tar upp något som känns svårt, är att sluta tala om för andra vad de är. Berätta istället vad du upplever.

Byt ut ”Du är…” till ”Jag känner/ tänker/ tycker…” 

”Jag upplever att det finns svårigheter i samarbetet på er avdelning. Hur upplever du det?” ”Vad tror du vi skulle kunna göra för att förändra det?”

Bjud in motparten att hjälpa till att hitta lösningar. Försök komma ihåg att det oftast finns någon slags positiv avsikt bakom hur människor agerar.

6. Om du inte förstår eller känner dig ifrågasatt – fråga!

Nästa gång någon fnyser, skakar på huvudet eller himlar med ögonen åt dig – fråga vad de menar. Låt inte människor slippa undan med det fega sättet att visa missnöje. Och tänk om du genom att ställa frågan får veta att personen fått något i ögat, och inte alls är ute efter att förlöjliga dig?

7. Ta kommunikationskvitto

Om du är osäker på vad andra menar, upprepa ”Om jag förstår dig rätt, så…” och fråga ”stämmer det?”, så slipper du leka tolkningsleken.

Och regeringens sms, då..?

Ja, det hade varit hjälpsamt med en länk i sms:et. Och vi kan absolut tänka oss en mer slagkraftig formulering kring vad som förväntas och krävs av oss alla för att hejda smittspridningen av covid-19. Till exempel genom att våga trycka lite mer på vad just DU kan göra för att hjälpa till. Vi gissar att innehållet i meddelandet vänts ut och in ett antal gånger, av kompetenta och kommunikativa personer, passerat ett antal filter och landat i… mellanmjölk?. För det är svårt att kommunicera tydligt och engagerande. Det är något vi vet. Och där kan vi hjälpa dig.

Vill du bli bättre på att kommunicera, och på att förstå dig själv och andra? Kolla in vår utbildning Effektiv kommunikation. Tillgänglig 100% på distans! Under två intensiva utbildningsdagar tränar du praktiskt tillsammans med vår populära utbildare och dina kurskamrater, på detta och en hel del annat som du har konkret nytta av för att skapa mer öppenhet, rakhet och respekt på er arbetsplats.

 

Här svarar MSB på vanliga frågor gällande sms-utskicket den 14 december.

Är du också en av dem som önskade länk till Krisinformation? Var så god! 🙂 Krisinformation.se

 

FLER LÄSTIPS:

8 ledarbeteende som skapar tillit och mindre stress

Så formar du ett mer delaktigt ledarskap

Liten utbildning i konflikthantering. Giraffspråket i 4 steg

Prenumerera på framgångsmagasinet Mallar

Kontakta oss

Har du några frågor så är du varmt välkommen att höra av dig till oss. Vi återkommer så fort som möjligt.

Skickar
Formulär
När du fyller i din e-postadress samtycker du till att dina uppgifter behandlas enligt vår integritetspolicy.

Tack!

Vi återkommer till dig så snabbt vi kan.

Webbinarium

Frukost och nya perspektiv ingår. Välkommen!

Våra kunder

Sök på Framfot

Ange din sökning nedan: