Så undviker du zoomtrötthet – 4 tips för bättre videomöten

Blir du också extra trött av videomöten? Ny forskning pekar på fyra fallgropar som kan leda till så kallad zoomutmattning. Läs mer om dem här och få konkreta tips som gör era digitala möten bättre.

Nyhet! Facilitera workshops & möten – lär dig att leda effektiva och engagerande möten både fysiskt och digitalt. Läs mer & boka här.

Undvik kattfilter och zoomtrötthet

Att gå på virtuell bostadsvisning eller ha barnens utvecklingssamtal digitalt kändes för många som rena rama utopin för bara ett år sedan. Mycket har hänt sedan dess. Som vi tidigare skrivit om visar forskning att vi under väldigt kort tid snabbspolat oss minst 5 år framåt när det gäller våra digitala vanor och beteenden.

Videomöten har snabbt blivit ett viktigt verktyg som hjälper oss att upprätthålla goda relationer, engagemang och samarbete på många arbetsplatser. Men digitaliseringen kommer med både fördelar och utmaningar.

Den omskrivne amerikanske advokat som fastnade i kattfiltret är ett kul exempel på det senare. På Youtube kan man bokstavligen bada i videos med ’epic zoom video fails’. (Testa den söktermen om du vill få ett gott skratt på någon annans bekostnad). Men långa videomöten kommer inte bara med fnissframkallande utmaningar utan även med mer seriösa sådana. En helt färsk – fortfarande pågående – studie från Stanford University visar nu på fyra konkreta anledningar till att videomöten kan gör oss trötta. 

4 tips för bättre digitala möten

Termen Zoomutmattning kommer från engelskans Zoom fatigue som när den här artikeln publiceras genererar över 31 miljoner träffar på Google. Att just Zoom fått namnge fenomenet är en slump och termen gäller förstås alla typer av videomöten. Videomöten som i många fall fyller en viktig funktion, men som är en konst att genomföra på rätt sätt. Här listar vi de fyra fallgropar forskarna vid Stanford University hittills identifierat som bovar när det gäller digitala möten – och vad du kan göra för att undvika zoomtrötthet.

Vill du bli proffs på digital utbildning? Kolla in vårt webbinarium där vi delar med oss av aktuell forskning och våra egna tips om vad som fungerar. Läs mer här!

1. Förminska de andra deltagarna (bokstavligen)

När vi träffas i ett fysiskt möte kommer det ganska naturligt för oss att byta fokus och var vi lägger blicken. Vi tittar på den som pratar och nickar igenkännande. Vi ser ner i vårt anteckningsblock, söker ögonkontakt med en kollega eller kastar en blick ut genom fönstret. I videomöten tittar alla på alla, oavbrutet. Den som lyssnar har precis samma känsla av att vara iakttagen, som den som talar. Även om du inte öppnar munnen en enda gång under mötet ser du fortfarande ett helt gäng ansikten som konstant är vända mot dig. Lägg till det att fobi för att prata inför folk är en av de vanligaste fobierna som finns. Det är alltså inte konstigt om känslan av att allas blickar är på dig gör dig lite skakis.

Beroende på din skärmstorlek och huruvida du har en extern skärm eller inte, kan ansiktena i videomöten dessutom verka onaturligt stora. Jeremy Bailenson, en av forskarna bakom studien i Stanford, menar att det kan ge signaler till hjärnan om att personen på skärmen befinner sig i din personliga bubbla. I det verkliga, fysiska livet kommer du bara så nära andra i situationer som antingen kommer leda till något intimt, som en kram, eller till någon typ av konflikt.

Lösningen? Jo, digitala forum kommer ju med fördelar som inte finns i det verkliga livet. Testa att förminska de andra deltagarnas ansikten genom att minska Zoom-fönstret (eller vilken plattform du nu använder). Kör inte helskärmsläge! Ett annat tips är att använda ett externt tangentbord. Det gör att du kan sitta längre bort från skärmen och därmed öka distansen till den du möter digitalt.

”Större fokus, och utbildaren såg och coachade alla deltagare!” Se vad Gjermund tyckte om att gå Certifierad ledare på distans. Video & läs mer!

2. Slopa spegeleffekten – göm dig själv

Tänk dig att du sitter i ett fysiskt möte någonstans – ett möte där du pratar med dina medarbetare, fattar beslut, ger och tar feedback – och var du än tittar så har du din egen spegelbild precis framför ögonen. Det skulle kännas lite konstigt, eller hur?

De flesta videomötesplattformar visar som standar din egen bild i en lite mindre ruta i realtid under mötet. (Vilket absolut har sina fördelar – för att vi själva ska kunna upptäcka och åtgärda allt från eventuellt motljus till saker i bakgrunden som du kanske inte vill fronta med).

Men Stanfordforskarna hänvisar till ett flertal andra studier, som visar att din egen spegelbild gör dig mer självkritisk. En snabb titt i kameran för att stämma av att du syns bra skadar inte. Att däremot se dig själv i videochatten flera timmar varje dag, kan vara påfrestande i längden.

Lösningen: Använd funktionen ”hide self-view” som finns åtminstone i Zoom. Du når den genom att högerklicka på din egen bild. Men det kan vara en god idé att först stämma av att du syns bra och känner dig nöjd med bildutsnittet.

Vill du öka din kunskap och träna praktiskt på att skapa utbildning som gör skillnad – oavsett om den sker fysiskt eller digitalt? Läs mer om Utbildning för utbildare HÄR.

3. Skapa möjligheter för rörelse

I ett fysiskt möte, eller om ni pratar i telefon, har du oftast möjlighet att resa dig upp, sträcka på dig eller gå runt. Kanske kan du vinka med dig kollegan mot köket medan ni fortsätter prata. Möten över video kräver däremot att du sitter stilla på samma fläck så länge mötet pågår. Det kan också kännas svårare att bryta in och säga att du behöver pudra näsan – vilket i sin tur leder till att du inte kan tänka på nåt annat än just det.

Att sitta stilla är inte bara dåligt för våra kroppar. Studier visar att redan efter 30 minuters stillasittande påverkas både vår koncentration och prestationsförmåga negativt. Och å andra sidan: att röra på oss förbättrar vår inlärningsförmåga, minnet, problemlösning och stresstålighet. Det räcker ganska långt att ta korta pauser under dagen där du får in rörelse. Du har kanske själv varit med om hur lösningen på ett problem plötsligt uppenbarat sig under lunchpromenaden?

Lösningen? Fundera på om ni verkligen måste ha ett videomöte. Kan ni prata i telefon istället? Kanske medan ni tar en varsin promenad? Om videomöte är den mest optimala mötesformen (och du är organisatören): Lägg in pauser där ni kan stänga av kameran och deltagarna får chans att ställa sig upp, hämta mer kaffe eller vad hen nu har för behov.

Som deltagare i mötet kan du öka din rörlighet genom att använda ett externt tangentbord eller en extern kamera. Om du sitter längre från kameran syns en större yta i bild och du kan sträcka på dig eller gå ett varv utan att försvinna ur blickfånget. Trådlösa hörlurar är ett annat bra tips som ger dig möjlighet att lyssna på vad som sägs även om du behöver lämna rummet en minut. (Kom ihåg att stänga av mikrofonen!).

Få kunskap och praktiska verktyg för att planera och genomföra framgångsrika, effektiva och engagerande processer, workshops och möten. 2 utbildningsdagar. Läs mer!

4. Låt hjärnan ta en rast

I fysiska möten är det ofta lättare att tolka gester, ansiktsuttryck och läsa av stämningen i rummet. För det mesta sker det helt omedvetet. I digitala möten får hjärnan jobba hårdare för att sända och ta emot signaler.

Forskarteamet bakom studien i Stanford menar att en av de mest naturliga saker som finns – att kommunicera – i videoform transformeras till något som kräver mycket av oss. Du behöver se till att du syns bra i videorutan. Om du håller med om något någon säger räcker det sällan med en liten nick – för att budskapet ska gå fram får du överdriva dina gester och kanske skicka en tumme upp.

Allt det här bidrar till att du och din hjärna går på högvarv.

Lösningen? Samma som ovan – lägg in tid för paus. Som deltagare i mötet, ge dig själv en paus där du stänger av din egen kamera och vänder dig från skärmen för att samla kraft.

Träning för möten som ger resultat

Avslutningsvis kan vi konstatera att videomöten definitivt har sin plats i arbetslivet idag och i framtiden. Och det är inte konstigt att det tar lite tid för oss att lära oss hantera dem. Jeremy Bailenson vid Stanford University drar paralleller till när vi först började använda hissar. ”Ingen visste – ska vi stirra på varandra eller in i spegeln under den tid det tar att komma till rätt våning?”.

Att hålla effektiva och inspirerande möten är en konst oavsett om de sker fysiskt eller på distans. Den konsten kan du lära dig genom att gå utbildning! Om du vill bidra till mer inkluderande och engagerande möten som ger bättre resultat, kolla in vår praktiska utbildning Facilitera workshops & möten.

FLER LÄSTIPS:

Så hanterar du härskartekniker – 3 tips

Att leda genom försvarsmekanismer och andra mänskliga beteenden

Så använder du spegelneuroner i ditt ledarskap