Så håller du coachande samtal – tips till chefen

Med coachande samtal hjälper du dina medarbetare att hitta motivation och bli mer självgående. Här tipsar vi om hur du coachar på distans och vad som är bra att tänka på i krislägen. Dessutom bjuder vi på exempel på öppna frågor, GROW-modellen och flera kraftfulla verktyg som hjälper dig få styr på samtalet.

Två personer i ett coachande samtal på arbetsplatsen.

Gå utbildning hemifrån! Ny kunskap och praktisk träning på distans. Boka Ledarskap nivå 3 – coachande ledarskap idag.

Ett coachande ledarskap lägger grunden för att skapa självgående och motiverade medarbetare genom delaktighet och genom att utmana dem att hitta vägen framåt själva. Ett bra recept för att fler ska trivas bättre på jobbet – med den positiva bieffekten att du som chef får mer tid över till annat än att detaljstyra.

Det kräver dock att du lägger lite extra tid nu. Med coachande samtal utvecklar du din personal till att bli mer kompetenta att själva lösa problem och ta sig an nya arbetsuppgifter. Din viktigaste uppgift som coachande ledare är att lyssna aktivt och ställa öppna frågor för att leda samtalet framåt. Det kan låta som en enkel match, men kräver mer träning än man kan tro.

Det finns olika modeller för att hålla ett coachande samtal. Här laddar du ner vår modell Coacha enligt NÖHRD®

De flesta av oss vill ju hjälpa till när vi kan, särskilt när vi har en lösning eller ett sätt som vi vet fungerar. Oftast är det odelat positivt att vara hjälpsam, men för dig som strävar efter att ha ett coachande förhållningssätt med dina medarbetare är det viktigt att hålla inne med lösningarna och låta medarbetaren själv komma fram till svaren.

Psst! Missa inte vårt gulderbjudande: Boka utbildning nu och få fri tillgång till alla våra webbinarier. T.ex. Certifierad ledare.

Coachande samtal på distans

Att coacha på distans kan verka svårt vid första tanken. Själva uttrycket ”ett coachande samtal” associeras lätt till en dialog mellan fyra ögon, nedhasad i lagom obekväm fåtölj med ett paket Kleenex inom räckhåll. Men faktum är att coachning över digitala medier kan fungera minst lika bra, och i vissa fall ännu bättre, än när ni ses fysiskt. Generellt har digitala möten en fördel i att vi inte smittas av varandras känslor på samma sätt. Och om vi lyckas skapa en bra möteskultur på distans, kommer vi ofta snabbare till kärnan i samtalet än vad vi gör i fysiska möten.

Dessutom är det coachande samtalet viktigare än någonsin, nu när mycket ställts på ända och vardagen kan kännas motig. Rätt använt lockar coachning fram styrkorna hos din medarbetare och hjälper hen att själv komma till insikt och fatta beslut. Det fina är att det samtidigt ger en skjuts åt självförtroendet och ökar personens motivation.

Positiva effekter som vi alla väl unnar varandra just nu.

Nyfiken på hur du kan utvecklas inom ledarskap? Gör vår kostnadsfria utbildningsanalys här.

Det coachande ledarskapet i en krissituation

En liten passus innan vi fortsätter: det coachande ledarskapet uppskattas av de flesta, men passar inte i alla situationer. När vi människor ställs inför något vi registrerar som hotfullt (till exempel en uppsägning, djup corona-oro eller andra svåra besked) tar vår reptilhjärna över. Nere i stresskonen reagerar vi inte rationellt. Märker du att din medarbetare är stressad och inte mottaglig för coachning behöver du gå in och leda på ett annat sätt, peka ut riktningen och hjälpa till att ta ”rätt” beslut framåt.

Lästips! Kommunikativt ledarskap – viktigare än någonsin i kris.

7 viktiga beteenden i ett coachande samtal

Längre ner får du exempel på öppna, kraftfulla frågor och en samtalsmodell som du kan utgå ifrån. Här följer först några saker som du behöver kunna tillämpa under det coachande samtalet.

1. Uppmärksamhet

Träna på att vara närvarande och ge personen din fulla uppmärksamhet. Lyssna med alla dina sinnen så att du uppfattar även det som sägs mellan raderna. Visa med ögonkontakt och kroppsspråk att du är fokuserad på personen.

Hur gör man det på distans? Om ni inte kan ses fysiskt, välj videosamtal i första hand. Att se personen du pratar med ger mer än att bara höra, och själv sänder du ordlösa signaler genom att till exempel nicka eller le.

På distans har vi svårare att känna in stämningar och läsa mellan raderna, så här är det ännu viktigare att du är uppmärksam och skapar ett samtalsklimat som öppnar upp för att vara rak och ärlig.

Se också till att ni båda följer grundreglerna för ett lyckat videomöte. Sitt på en avskild plats där du inte riskerar att störas av till exempel hantverkare, hunden eller hungriga barn. Använd headset för att undvika störande bakgrundsljud. Och ha kameran i ögonhöjd (ett smart knep är att ställa datorn på något).

2. Öppna frågor

Nyckeln är att ställa öppna frågor och inte att komma med de ”rätta” svaren. Bra exempel på öppna frågor hittar du längre ner i artikeln.

3. Sonderande frågor

Utifrån svaren du får måste du fördjupa dig mer och ställa undersökande frågor.

”Hur ser problemet ut, mer specifikt?”

”Vad har du testat tidigare?”

”Vilka fler alternativ finns för att vi ska kunna lösa det här?”

4. Bekräfta

Bekräfta med jämna mellanrum att du har förstått:

”Uppfattar jag dig rätt att …”

5. Formulera vad du uppfattar

Parafrasera och ge din tolkning:

”Det jag hör dig säga är att … stämmer det?”

6. Bekräfta känslorna

Vi är inte alls så rationella beslutsfattare som vi tror – de flesta beslut fattas utifrån våra känslor. I ett coachande samtal är det därför viktigt att du är transparent och delar med dig av dina iakttagelser:

”Nu känner jag att energin i vårt samtal försvann, vad tror du det beror på?”

”Det låter som att du är upprörd när vi pratar om det här, stämmer det?”

Ni kanske har kommit fram till en lösning som ser bra ut på pappret men som personen sen inte kommer att göra, och därför är det nödvändigt att stämma av att känslorna finns med i beslutet.

”Hur känns det om du skulle göra det vi kommit överens om?”

Läs mer: Aktivt lyssnande som coachverktyg   

7. Summera

Sammanfatta ert samtal, vad ni har kommit fram till och hur det ska göras:

”Det du säger är alltså att …”

”Det vi har kommit fram till är …”

Tänk på att du kan behöva sammanfatta flera gånger under ett samtal eftersom nya perspektiv kan komma upp.

Gå utbildningen hemifrån! Vill du träna på att coacha på distans? Gå utbildningen Leda på distans i praktiken. Läs mer här.

Exempel på öppna frågor

När du ställer öppna frågor uppmuntrar du dialogen att fortsätta. Till skillnad från slutna frågor (som kan besvaras med ett ja eller nej) inleds öppna frågor med ett frågeord; vem, vad, hur, när, varför, på vilket sätt. Slutna frågor behövs ibland men de bör inte vara för många så att de stänger dialogen.

Istället för ”Har du testat att göra så här?” kan du fråga ”Vad har du testat tidigare?” Den senare frågan kommer ge dig mycket mer information kring hur din medarbetare resonerar. Och därefter kan du haka på med  ”Vad tror du händer om du testar det alternativet du pratar om?”

Det finns olika typer av öppna frågor:

Frågor som utmanar

  • Vad vill du uppnå?
  • Hur ser det ut när du är framme vid målet?
  • Vad skulle du vilja kunna säga att du redan varit med om?

Frågor som för framåt

  • Vilket är ditt nästa steg?
  • När ska du göra det?
  • På vilket sätt skulle det kunna bli roligare att genomföra?

Coachande samtal med GROW-modellen

GROW är en populär och enkel samtalsmodell i fyra steg som hjälper dig att hålla fokus på frågorna i samtalet. GROW-modellen är utvecklad på 1980-talet av pionjären inom coachning, Sir John Whitmore.

GROW står för de fyra stegen: Goal, Reality, Options, Will.

1. Goal

Börja med att ta reda på vad medarbetarens mål med detta samtal är. Gå inte vidare till nästa steg förrän du själv har klart för dig vad målet med samtalet är.

  • Vad vill du diskutera?
  • Vad vill du uppnå?
  • Vad vill du kommit fram till när du går ut genom dörren?

2. Reality

Ställ frågor som fokuserar på specifika fakta, på de viktigaste sakerna som ni behöver veta. Lyssna noga på svaren; missar medarbetaren någon parameter eller drar för snabba slutsatser?

Kom ihåg att ditt jobb som coach här är att ställa de rätta frågorna och sedan ställa dig vid sidan av och lyssna.

  • Hur ser situationen ut?
  • Vad är problemet?
  • Hur känner du?
  • Vad tänker du?
  • Vad vill du?
  • Vad fungerar bra – hur gör du då?
  • Vad fungerar inte – hur gör du då?
  • Vad behöver du?

3. Options

Ett vanligt utgångsläge för ett coachande samtal är känslan av att ha kört fast. ”Det finns inget jag kan göra”, ”Jaghar egentligen bara ett alternativ” eller ”Jag slits mellan alternativ A och B”.

Här är din uppgift som coach att hjälpa medarbetaren att tänka bredare och djupare. Ibland kan en enkel fråga hjälpa till att hitta nya perspektiv: ”Om du hade en trollstav, vad skulle du göra då?” Därefter kan du uppmuntra till att utforska de olika alternativen.

  • Vilka alternativ ser du?
  • Vilka lösningar känns bäst för dig?
  • Vad tror du kommer ge bäst resultat?
  • Vad mer kan du göra?
  • Om du gör så, vad tror du händer då?
  • Vad känner du inför den lösningen?

4. Will

I det sista steget ska medarbetaren komma fram till ett beslut och konkret handlingsplan. Här är det viktigt att du som coach är noga med att bekräfta känslorna, se ovan (7 viktiga beteenden i ett coachande samtal). Om personen visar tecken på tvivel här måste ni gå tillbaka till de tidigare stegen.

  • Vad kommer du (verkligen) att göra?
  • När ska du göra detta?
  • Vad behöver du för stöd?
  • Vad ser du för hinder att genomföra planen?
  • Hur ska du hantera hindren?

Själva poängen med coachande samtal är alltså att hjälpa dina medarbetare att växa och utvecklas genom att fatta beslut och agera på egen hand. Vill du träna praktiskt på ett ledarskap som gör skillnad? Boka vårt utbildningsprogram Certifierad ledare. Tre delutbildningar, extra stöd och certifiering ingår. Allt tillgängligt helt på distans.

Lycka till!

FLER LÄSTIPS FÖR DIG:

Bli bäst på feedback

8 ledarbeteenden som skapar tillit och mindre stress

Att leda genom försvarsmekanismer och andra mänskliga beteenden

Prenumerera på framgångsmagasinet Mallar

Framgångsmagasinet

Ligg steget före med praktiska tips som du har direkt nytta av i din vardag

Kontakta oss

Har du några frågor så är du varmt välkommen att höra av dig till oss. Vi återkommer så fort som möjligt.

Skickar
Formulär
När du fyller i din e-postadress samtycker du till att dina uppgifter behandlas enligt vår integritetspolicy.

Tack!

Vi återkommer till dig så snabbt vi kan.

Webbinarium

Frukost och nya perspektiv ingår. Välkommen!

Våra kunder

Sök på Framfot

Ange din sökning nedan: