Så kan du minska stressen på jobbet

Stressrelaterade sjukdomar fortsätter att öka kraftigt och kvinnor mår sämre än män. Här listar vi några saker du som chef och medarbetare kan göra för att minska stress och överbelastning på jobbet. För både dig själv och andra.

offert utbildning

I början av 2021 kom positiva rapporter om hur majoriteten av de som jobbat helt eller delvis hemifrån under pandemin upplevde minskad stress kring både jobb och vardagspussel. Mest positiv utveckling upplevde kvinnorna, enligt en studie från fackförbundet TCO . Samtidigt varnade forskare för att hemarbete kan bli en kvinnofälla som på sikt leder till mer stress – och andra studier visade att inom till exempel vårdyrket var stressnivåerna högre än någonsin.

Vill du få verktyg och metoder för att utveckla arbetsplatser där personalen trivs och presterar? Lär mer om vår utbildning för HR-chefer HÄR.

Kvinnor mår sämre än män på jobbet

Några år har passerat. Men tyvärr verkar den positiva utvecklingen ha kommit av sig – och vänt brant nedåt igen. Antalet personer som blir sjukskrivna på grund av stressrelaterade sjukdomar fortsätter att öka kraftigt. Det visar en ny rapport från Försäkringskassan. Och kvinnor fortsätter att må sämre än män – 79 % av de som idag är sjukskrivna på grund av stress är kvinnor. Tvärtemot vad man tidigare trott gäller det kvinnor både med och utan barn, visar en studie från fackförbundet Jusek.

– Den vanliga föreställningen är ju att kvinnors stress i arbetslivet främst handlar om dubbelarbete, att kombinera barn, familj och jobb, men vi ser att många gånger är kvinnor utan barn mer stressade och pressade än män med barn, säger Daniel Lind, samhällspolitisk chef på Jusek i en intervju med Sveriges Radio.

Familjelivet verkar alltså inte vara den avgörande pusselbiten.

– Kvinnor upplever att kraven på dem i arbetslivet är hårdare, och att de behöver prestera mer än männen, fortsätter Lind.

Läs också: Så leder du stressade medarbetare utan att själv gå sönder

Orsaker till stress på jobbet – oavsett kön

Det är väl belagt inom forskning att det framför allt är dålig arbetsmiljö som orsakar stress­relaterad sjukfrånvaro. Det finns en obalans mellan krav och resurser som är tydlig framför allt i kvinnodominerade, skattefinansierade branscher.

Kombinationen stort ansvar och liten möjlighet att påverka är en riktig stressbomb som bidrar till höga sjuktal inom till exempel skola, vård och omsorg. Här präglas arbetsmiljön ofta av höga eller ökande krav, som inte balanseras med tillräckliga resurser.

Känslan av att inte riktigt räcka till är också en av de största anledningarna till jobbrelaterad stress (vilket givetvis gäller oavsett vilken könstillhörighet du har). Den känslan grundar sig ofta i otydlighet och osäkerhet kring vad som förväntas av en – och förstås av att helt enkelt ha för mycket på sitt bord.

Det är inga små problem att lösa, det är vi medvetna om. Men vi kan hjälpas åt att förändra, utifrån de förutsättningar vi har. Här listar vi några saker du som chef eller kollega kan göra för att minska stress och överbelastning på din arbetsplats. Prova själv och tipsa dina kollegor.

Bli tryggare i ditt ledarskap och få fler verktyg för att skapa tillit och mindre stress. Läs mer om vår kompletta utbildning Certifierad Ledare här. 

OBS! Om du jobbar med någon som verkar mycket stressad, överbelastad, trött eller nedstämd – ta det på allvar. Uppmuntra personen att söka vård. På 1177.se kan du läsa mer om skadlig stress.

9 punkter för att minska stressen på jobbet

1. Rusta cheferna

Hur ska man kunna leda ett gäng stressade medarbetare utan att gå sönder? Ja, lätt är det inte. I stressade perioder är det lätt att som chef fastna i brandsläckningsläge. Du löser akuta uppgifter på löpande band medan missnöjet pyr i gruppen och olästa mejl hopar sig i inkorgen och… STOPP! I just dessa lägen är det din uppgift att stanna upp och ta på dig ledartröjan. Backa. Analysera läget, organisera arbetet på bästa sätt och ta de samtal som behövs för att skapa en så jämn beläggning som möjligt. Ta tag i surdegar som stjäl energi! Och även om det känns omöjligt att skapa tid för det, är det kanske precis nu du behöver rusta dig med en utbildning för att hitta rätt verktyg och få träna praktiskt på saker som tar er vidare, framåt. Kolla till exempel in den populära Ledarskap nivå 2 – Bygga team.

2. Sätt ”hushållsarbetet” på rullande schema

Det kan låta banalt, men en studie (från University of California) visar att kvinnor – som är mer stressade än män – oftare tar på sig arbetsuppgifter som ligger utanför deras yrkesbeskrivning.

Saker som att ordna AW, städa upp efter lunchmötet, skicka om möteslänken eller fixa blommor åt en kollega som fyller år. Ofta kommer det naturligt för engagerade och drivna personer att räcka upp handen. Men även om det motiveras av att ”hen tycker att det är roligt” tar det tid och energi, och kan på sikt hålla tillbaka kvinnor karriärmässigt och bidra till ökad stress. Ytterligare forskning visar också att om chefen ber någon att utföra en uppgift som ligger utöver det vanliga arbetet, frågar hen oftast en kvinna.

Du som chef har möjlighet att ändra på det. Istället för att be någon frivillig att göra såna här saker ser du till att de antingen görs som del i någons arbete, eller att de görs på ett rullande schema. Punkt slut.

3. Jobba med tydliga förväntningar

Det är viktigt att alla i arbetsgruppen vet vilka förväntningar ni har på varandra. Både som medarbetare och som chef. Grunden ligger i tydliga arbetsbeskrivningar, tydliga mål för verksamheten och de personer som jobbar i den.

Skapa en miljö där det är okej att fråga och att utmana varandra på en lagom nivå. ”Vad förväntar du dig av mig i det här projektet?” eller ”Behöver du något mer av mig för att gå vidare med den här uppgiften?”

Om du eller ditt team jobbar på distans är det extra viktigt att regelbundet stämma av era förväntningar på varandra.

Lär dig mer om hur du bygger starka team och sätter tydliga förväntningar, i vår utbildning Certifierad Ledare.

4. Hylla dina medarbetare

Att få positiv feedback och återkoppling på något man gjort är faktiskt rena antistress-pillret. Så jobba mer med det.

5. Ta en sak i taget

”Jag gillar att ha många bollar i luften” var länge den absolut vanligaste raden i jobbansökningar till alla möjliga arbetsplatser. Men omfattande neuroforskning visar att när vi gör flera saker samtidigt händer det här:

• det tar längre tid att bli klar med varje uppgift
• vi blir hjärntröttare
• vi gör dubbelt så många misstag

Det är alltså dags att släppa ner de där bollarna! Och istället träna på att jobba fokuserat med en sak i taget under en bestämd tid.

Testa den så kallade Pomodoro-metoden: jobba fokuserat med en uppgift i 25 minuter, pausa i 5, välj en ny uppgift för kommande 25 minuter. Det är lätt att sväva iväg och slänga ett öga på mejlen eller börja tänka på någon relaterad uppgift som behöver göras. Men håll dig till din plan. Och du kommer märka att du blir mer fokuserad, effektiv och får mer energi över i slutet av dagen.

Som ledare kan du hjälpa dina medarbetare att minska stressen genom att fokusera på en sak i taget. Alltså; genom tydliga direktiv kring deadlines, prioriteringar och delmål.

Ny som chef? I utbildningen Ledarskap nivå 1 får du praktisk träning som lägger grunden för ett gott ledarskap. Läs mer här!

6. Avsätt tid för att organisera

Att inte riktigt ha koll på vad som väntar i mejlkorgen eller gömmer sig i högarna på skrivbordet kan vara riktigt dränerande. Vik alltid 15 minuter i början eller slutet av dagen för att organisera och prioritera ditt jobb.

Och kom ihåg att ”brådskande” inte är samma sak som ”viktigt”. Ladda gärna ner vår mall Prioritera , som hjälper dig att göra just det.

7. Pausa oftare

Regelbunden återhämtning är helt nödvändig för att undvika farlig stress. När det är högtryck på jobbet är det viktigare än någonsin att ta mikropauser. Ge dig själv och andra tid för att ta lunch, kaffe eller en kvarts promenad. På längre sikt handlar det om att verkligen koppla bort jobbet när du är ledig.

8. Minimera störningsmomenten

Mejlen plingar till, en kollega ber om hjälp, någons telefon ringer och ringer. Öppna kontorslandskap skapar stress, och att vi ofta(re) blir avbrutna har en stor del i det. Det har arbetsmiljöforskare slagit fast. Testa att rensa bort så många som möjligt av de här störningsmomenten för dig och dina medarbetare.

Gör det okej att ha ”mejlfri tid”. Bestäm er för när, hur och om man får ”droppa förbi” hos kollegor eller titta på om lösningen med ett aktivitetsbaserat kontor, där man väljer arbetsplats utifrån uppgift, kan vara något för er.

9. Be ingen att sluta stressa!

Nej. Det ger lite samma effekt som att säga ”upp med hakan” när någon är ledsen. (Har någon någonsin blivit glad av det?) Att be någon att sluta stressa kan bli ännu ett krav i den växande hög som lägger sig tungt på trötta axlar. Ge istället verktyg som funkar för att minska stressen och en hjälpande hand för att avlasta personen.

10. Var omtänksam

Ibland är det enda som behövs att någon ser, hör och bekräftar en. Att känna sig omtyckt och uppbackad på jobbet skapar positiva förutsättningar för bra samarbete och är ett effektivt vaccin mot alla stressrelaterade problem på jobbet.

Vill du lära dig att jobba mer effektivt, och sätta stopp för negativ stress i vardagen? Kolla in vår utbildning Hållbart självledarskap.

FLER LÄSTIPS FÖR DIG:

8 ledarbeteenden som skapar tillit och minskar stress

Arbetsmiljöverkets nya föreskrifter fokuserar på ledarskapet

Personlig effektivitet – 8 tips som faktiskt fungerar