Därför misslyckas projekt

Vi delar med oss av 11 punkter för varför projekt misslyckas

Kortfattat kan man säga att en tuta-och-kör-mentalitet är den största anledningen till att projekt misslyckas. Det låter banalt men är ack så viktigt. Med rätt planering och kommunikation i början, så ökar sannolikheten att man lyckas i projektet. Planeringen är det som gör att det efteråt går att utvärdera huruvida projektet faktiskt gick i hamn. Så att säga att ett oplanerat och oförberett projekt misslyckas är egentligen fel, eftersom det inte går att avgöra om projektet var framgångsrikt om man inte har något att stämma av mot.

1. Brister i planering och förstudie

   Ordet projekt kommer från latinens projectum som betyder ”Före en händelse” – alltså att ha en plan.

2. Dålig kravspecifikation

   I de flesta projekt ställs man inför utmaningen att prioritera. Vad är viktigast? Har man inte gjort denna prioritering från början så blir det otydligt för den som ska genomföra projektet.

3. Beställaren förstår inte sina egna krav

   Det kan exempelvis bero på att beställaren inte tänkt till kring vad det faktiskt är de vill att det ska leda till. Påfallande ofta kan en kravspec för ett projekt vara en att-göra-lista, vilket är lite bakvänt. Kravspecen ska ju förtydliga vad som ska göras och varför, inte nödvändigtvis hur, annat än möjligen tidsram, budget, resursram, prioriteringar etc.

4. Frekventa ändringar från beställaren

   Vilket ofta blir konsekvensen när man inte har gjort vare sig kravspec eller projektplan.

5. Bristande projektledarskap/projektkommunikation

   Det kan exempelvis handla om att inte ha beslutspunkter inbygga i projektet men också att ha ett ledarskap hos projektledaren som skapar delaktighet och engagemang kring vad som ska åstadkommas redan från start.

6. För komplex projektmodell

   I de fall organisationer tar fram egna projektmodeller är det ibland ett ingenjörstänk som ligger bakom. Man gör en massiv projektportfölj med en enorm mängd styrdokument, trots att de allra flesta projekt är relativt simpla. I de fall man arbetar fram projektmodeller så är det klokt att ha två olika nivåer. En enklare, mer avskalad modell för de som leder mindre projekt vid sidan av sitt ordinarie arbete. En mer komplex modell, för de som har titeln projektledare och som arbetar med komplexa projekt.

7. Inte förankrat i verkligheten

   Det kan bero på att effektmålen är otydliga eller obefintliga Alltså det behöver finnas en koppling till att det ska leda till nytta i verksamheten. Det gäller även arbetssättet. En viktig del i att leda projekt framgångsrikt, är att hela tiden hitta sätt att vässa själva projektledandet. Att vara öppen för att hela tiden skruva på arbetssättet och också att utgå från den egna verksamheten och den som ska leda projektet. Olika projektledare behöver olika saker.

8. Brister i efterarbetet och förankringen för att få projektet att flytta hemifrån

   Den eller de som ska dra fördel av det som projektet skapar, är bland de viktigaste. Trots det är det än idag, speciellt i IT-projekt, vanligt att de som är slutanvändare är de som sist kommer i kontakt med det nya de ska använda.

9. Stora förändringar som tar fokus från projektet

   Att genomföra vissa typer av förbättringsprojekt som involverar hela organisationen samtidigt som man har en stor omorganisation är ett exempel. Då är det bättre att vänta tills omorganisationen är klar och göra en sak i taget.

10. Olika bild av vad ett projekt är och brist på gemensamma verktyg och arbetssätt kring hur projektet ska bedrivas

    Prova bygg en IKEA-säng på två personer, där den ena pratar rövarspråk och den andra mandarin. Inte helt enkelt.

11. Otydliga roller och förväntningar på rollen

    Alltså vad det faktiskt innebär att vara projektledare, projektmedlem, beställare, styrgrupp etc och vilka krav jag ska ställa på mig själv och andra.

En lärare har sagt – det finns två sätt att lära ett barn att inte bränna sig på spisen. Det ena är att låta dem upptäcka själva att spisen är varm. Det andra är att visa och berätta det. Vill ni vara säkra på att lyckas med era projekt vill vi starkt rekommendera er att titta på att utbilda er i projektledning – hos oss eller någon annan. Men att göra det och skapa en gemensam plattform för hur ni arbetar i projekt i er organisation.

Så att ni kan lyckas i era framtida projekt.