Tips för att ge feedback när någon skriker, gråter eller går till anfall

1. Påminn dig om varför du ger feedback.

Fokusera på de goda skälen till att du ger återkoppling, trots att du riskerar att utsätta dig för orimliga känsloyttringar. Påminn både dig själv och mottagaren om varför du delar med dig av dina observationer, troligen för att du vill se personen bli framgångsrik i arbetet eller växa som individ. De flesta vill ju faktiskt få chansen att bli bättre.

2. Förbered dig på att behålla lugnet.

Öka din självinsikt genom att först ärligt tänka igenom hur du svarar på andras känslomässiga reaktioner. Blir du konflikträdd? Eller arg och hämndlysten? Stärk sedan ditt lugn genom noggranna förberedelser som ger dig en bra grund till den feedback som du ska framföra. Var redo med konkreta observationer och exempel så att du kan bemöta svallande känslor på ett avdramatiserande sätt.

3. Pausa samtalet och återuppta det när känslorna lagt sig.

Ge den upprörda personen möjlighet att smälta sin första reaktion genom att avsluta samtalet och återuppta det när känslorna har lagt sig. Låt inte personens reaktion påverka din plan att framföra konstruktiv återkoppling med ett tydligt ”varför” och konkreta exempel. Var fast besluten att slutföra samtalet när personen har samlat sig. När du har fått del av personens mer sansade åsikter, kan ni ta nästa utvecklingssteg i samförstånd.

4. Hantera tårfylld respons med förståelse.

När återkoppling väcker tårar är det ok att visa empati, utan att vika från syftet med samtalet. Även om du tvingas förmedla hård kritik, kan du alltid välja en resonlig ton och väl genomtänkta formuleringar. Ge feedbacken i slutet av dagen så att medarbetaren kan gå hem sedan, ha pappersnäsdukar till hands och var beredd på att ni kan behöva återuppta samtalet vid ett senare tillfälle när tårarna har torkat.

5. Bemöt ilska genom att behålla lugnet.

Att vilja ge igen med samma mynt när någon höjer rösten är en naturlig reaktion. Men ge inte efter för den. Det ger bara motparten falsk bekräftelse på att den ilskna reaktionen var berättigad. Behåll istället ett neutralt tonläge och be personen lugna sig. Om du inte får önskad effekt, boka då om mötet och klargör att du fortfarande är intresserad av personens respons, men först när denne har lugnat sig.

6. Hjälp personen till förståelse men släpp fokus på förändringen

Personer som är fulla av bortförklaringar eller ständigt skyller ifrån sig kan skapa frustration. Återkoppling rinner av dem som vatten på en gås och de fokuserar gärna på att du har missförstått situationen, eller inte förstår något alls. För att minska trycket på dig själv och inte eskalera situationen, kan du tänka att det är inte ditt ansvar att förändra någon. Det enda du kan sträva efter att skapa förståelse  och vara så tydlig som möjligt med eventuella konsekvenser kopplade till de val som görs.

7. Ta itu med återkommande mönster.

Har du upptäckt att vissa medarbetare alltid reagerar på återkoppling med svallande känslor eller förnekelse? Gå rakt på problemet och erbjud din hjälp. Du kan säga: ”Jag har märkt att du alltid reagerar med ilska/gråt/bortförklaringar när vi sitter diskuterar. Jag har ditt bästa i åtanke, så vad kan jag göra för att du ska kunna ta emot feedback med ett mer öppet sinne? Det här är vad jag önskar från dig.” Skapa inte en ond cirkel genom att undvika återkopplande samtal för att de känns jobbiga. Påminn dig återigen om att du vill hjälpa personen att växa.