Tydligt ledarskap viktigt vid omorganisationer

De negativa konsekvenserna blir ofta att personalen slutar fokusera på uppdraget och lägger mycket tid och energi på att försöka ta reda på vad som händer. Ofta ökar sjukskrivningar och man tappar fart i verksamheten. Det blir viktigare att tyda järtecken och försöka tolka information än att göra ett bra jobb.

En nyligen genomförd studie gjord av Göteborgs universitet har undersökt faktorerna bakom lyckade omorganisationer inom kommunal förvaltning.

Studien visar att tydlighet och delaktighet är två avgörande faktorer för att främja gott psykiskt mående bland både personal och chefer.

Stefan Szücs, docent vid Institutionen för socialt arbete vid Göteborgs universitet berättar via forskning.se berättar att en tydlig ledning är mycket viktigt för medarbetarnas mående vid större omorganisationer.

Men enbart tydlighet räcker inte. Delaktighet, både i form av socialt stöd mellan chefer och personligt chefsstöd i förhållande till medarbetare, påverkar också personalens psykiska hälsa vid omorganisationer. Särskilt viktigt för att skapa delaktighet är det personliga samtalet mellan chefen och medarbetare.

Här kommer några konkreta tips på hur ni får det att hända i praktiken.

1) Så skapar ni tydlighet.

Kommunicera varför ni gör det ni gör, hur det går till och vad det innebär konkret. Det är oerhört viktigt att ni som är chefer har en samsyn kring vad – och när – ni ska kommunicera. Minst lika viktigt är också hur ni gör det, så att tydligheten inte försvinner i långa, omständiga svar. Därför är det oerhört nyttigt att träna på både framförande och frågor som kan tänkas dyka upp och att ha bra mötesstruktur för att känna en trygghet i hur du gör det på ett bra sätt.
Även om det ännu inte finns några svar kan man vara tydlig med att det inte finns svar just nu.
Men tappa aldrig fokus på varför – alltså vad är syftet med att ni gör det ni gör. Hjälp dig själv och andra att lyfta blicken för att även hitta positiva delar med organisationen.

2) Att arbeta med delaktighet.

En viktig nyckel är att fråga och lyssna – enskilt och i grupp.
Istället för att försöka leverera svar på alla tänkbara frågor från start, skapa ett klimat där det är OK att fråga och prata om allt
Det finns även framgångsrika exempel på omorganisationer där delaktigheten inte bara sträcker sig till kommunikationen utan där personal och chefer själva är med och tar fram delar av den nya organisationen. De som är närmast verksamheten har ofta bra idéer om hur man kan effektivisera och förenkla. Som högre chef är det dock väldigt viktigt att ge stöd och hjälpa till med tydligheten. Ett konkret exempel är när det kan börja handla om personers jobb. Vem gör det på ett bra sätt?

3) Se till att även du vågar ställa frågor – det gäller alla!

T.o.m. VD har frågor och funderingar vid förändringar, hur stencoola de än kan verka. Är du med om en omorganisation behöver du också själv våga kliva fram och ställa frågor till din närmsta chef oavsett hur hög befattning du har – för din egen skull. Ofta tar man för givet att även högre chefer och ledning är med på banan i förändringen, så även de behöver få ställa frågor och prata med sin chef. Då föregår också cheferna med ett gott exempel kring hur ni jobbar.

4) Små steg är bättre än stora kliv.

Det kan vara lockande att se det som ett plåster – lika bra att rycka ordentligt från början och göra om allt på en gång. Tyvärr underskattar man ofta hur långt tid det tar att få allt på plats och att hitta tillbaka till fokus på uppdraget. Forskning och erfarenhet visar dock att det är betydligt effektivare att göra små, kontinuerliga förändringar. Det gör det också möjligt att stämma av hur det går under resans gång.

5) Planera för kommunikationen.

Att lyckas med förändringen handlar inte bara om att ha en plan för hur ni ska organisera er på bästa sätt. För att få med människor på tåget behöver ni även ha en plan för vad och hur ni ska kommunicera. Det låter banalt men ofta missar man den delen och lägger foksu enbart på att fatta rätt beslut och tänker att det räcker med att sen trycka ut informationen.
En viktig del att ta hänsyn till är att den viktigaste informationskällan är kollegor, sedan kommer närmsta chefen. Skriven kommunikation, internmejl, intranät etc hamnar väldigt långt ner på listan kring viktig information.

Forskningsprojektet Organisatoriska vägar till hälsa: Långsiktigt hållbart förändringsarbete och chefskap i kommuner består av sex delstudier och är finansierat av AFA försäkringar. Studier genomfördes 2004, 2008 och 2012.