6 tips för bättre workshops & möten – även digitalt

Hur är era workshops och möten? Affärsdrivande, produktiva stunder med kollegor och kunder, eller mer som att din tid rinner som sand mellan fingrarna och ni aldrig kommer till resultat? Här bjuder vi på en liten faciliteringsutbildning i videoformat, plus 6 viktiga tips som ökar både kreativiteten och effektiviteten i era workshops och möten. Dessutom kommer ni kanske ha roligare på köpet?

Träna på att leda effektiva och engagerande möten både fysiskt och digitalt – läs mer och boka utbildningen Facilitera workshops & möten HÄR!

Tips på övning för workshop

Vill du bli grym på facilitering? I videon ovan bjuder vår utbildare Dominique på en miniutbildning i Ruter ess-metoden. En övning du kan använda i både workshops och möten. Ruter ess-metoden är ett bra verktyg som hjälper dig som facilitator att dels ta vara på kreativiteten i rummet, dels säkerställa att ni hinner tratta ner för att få ett effektivt avslut och tydligt gemensamt resultat. En av dina uppgifter som mötesledare är ju att se till att varje deltagare känner sig inkluderad i mötet – och att era workshops levererar.

Ta dina projekt och ditt ledarskap till en ny nivå – bli Certifierad agil projektledare. Läs mer här!

Workshops och möten i en hybridvärld

Konstiga upphackade möten där deltagare om vartannat stelnar till och slutar höras, försvinner för att ibland komma tillbaka någon minut senare och ”…nu hörde jag bara halva meningen, kan du ta om från ’det absolut viktigaste är’?”. Men också ett effektivt sätt att mötas på, som minskar resandet, är bra för miljön och sparar både pengar och tid. Att träffas digitalt har för många av oss blivit vardag.

Lästips: Så undviker du zoomtrötthet – 4 heta tips!

Och nu har vi äntrat en tidsperiod där ”hybrid” verkar bli ett av våra mest använda ord inom arbetslivet. Digitala möten byts till viss del ut mot fysiska varianter. Möten där vi behöver förhålla oss till våra olika upplevelser av ”trygghet”, och kanske även till ett uppdämt socialt behov hos deltagarna.

Som mötesledare och facilitator kan du se fram emot en spännande tid där du kan räkna med att leda möten både fysiskt och på distans. Där du får ta ett tydligt grepp om stafettpinnen och leda deltagare som gärna vill prata mycket med varandra – om allt möjligt – till tydliga resultat. I andra möten kommer tekniken vara både din bästa vän och fiende. Du har med andra ord mycket att vinna på att vässa din verktygslåda nu!

Håller du utbildning eller tränar dina kollegor? Bli Certifierad utbildare! Vässa kompetensen och lär dig att forma nya beteenden. Läs mer!

6 steg för bättre workshops & möten

Grunderna är desamma och därför är de här tipsen lika relevanta oavsett om du faciliterar en fysisk workshop eller en digital. Men på distans behöver du ofta kräma på ännu mer för att gå igenom rutan. Det krävs helt enkelt lite mer av dig som mötesledare, både i planeringsfasen och under själva mötet, för att det ska bli lika bra digitalt som fysiskt.

1. Formulera mötets syfte och mål

För att hålla effektiva möten med den avslutande känslan av att ni uppnått något bra tillsammans är det oerhört viktigt att vara tydlig med varför ni ska mötas. Det sätter rätt förväntningar, ökar mötesdeltagarnas engagemang och underlättar dessutom din egen planering. Vad är det här för möte? Är tanken att informera eller ska ni ta ett beslut kring något? Är det en kreativ workshop? Kommunicera till deltagarna redan i inbjudan varför ni träffas och vad mötet ska leda till, så alla är förberedda när ni ses.

2. Planera tiden, och glöm inte pauser!

Du har säkert själv suttit i ett möte där energin långsamt pyst ut ur rummet likt ur en skrumpen ballong. För att förhindra det: sätt tydliga hålltider och planera in pauser i mötet. Var också noga med att planera tid för att samla ihop, tratta ner och sammanfatta det ni kommit fram till om mötet innehåller inslag av kreativitet och beslutsfattande.

Om du faciliterar ett digitalt möte krävs mer planering och en ännu tydligare agenda. Det är mycket svårare för dig som mötesledare att ”känna in” energin i mötet på distans. Du kan inte se på samma sätt hur deltagarna börjar skruva på sig i stolen, och du hör inte när det undslipper någon en suck eller gäsp, vilket ju är tydliga tecken på att energin i gruppen är slut, och det är dags för en paus.

Förebygg det genom att planera in raster i förväg. Du som leder mötet har kanske adrenalinpåslag eller bara ett brinnande intresse för ämnet som gör att du kan prata i all evighet utan att varken äta, sova eller besöka toaletten. Men du kan räkna med att dina deltagare orkar hålla ångan uppe i max 45 minuter – sedan kommer deras tankar obönhörligt studsa från ämnet till tankar på mellanmål, tvätt eller senaste dejten. Så planera rast! Ofta! Låt deltagarna sträcka på benen, ta en kopp kaffe, och syresätta hjärnan lite mellan varven.

3. Bädda för interaktivitet!

Att bjuda in deltagarna till att ställa frågor eller ge synpunkter ökar förutsättningarna för engagemang och aktivitet hos mötesdeltagarna. Dessutom ger det ju bättre resultat när ni är fler som bidrar. Men att som mötesledare upprepade gånger be om respons och bara mötas av tystnad kan vara rätt utmattande.

Att varje person får checka in på mötet eller i workshoppen genom att säga några ord kan vara ett bra sätt att värma upp deltagarna. Gå varvet runt och presentera er, berätta vad ni gjort i helgen eller svara på en fråga du som mötesledare ställer (”Vad skulle du ta med dig till en öde ö?” ”Hur ser en perfekt helg ut för dig?”). Då har alla gjort sin röst hörd direkt i mötet och tröskeln för att säga något sänks. Om ni är en stor grupp, använd ett digitalt verktyg som till exempel mentimeter, för att låta alla berätta hur läget är med dem just nu.

Läs mer: Psykologisk trygghet och incheckning i möten – videotips!

Ta av munkavlen i digitala möten

I digitala möten kan steget till att ta ordet vara lite större än i ett fysiskt mötesrum. Särskilt när deltagarna använder funktionen mute. Det är bra och nödvändigt att använda, eftersom varje ljud, varje hostning och harkling låter lika högt som det som talaren säger. MEN, det ger samma effekt som om alla i det fysiska mötet hade munkavle på under större delen av mötet. Och det är ganska mycket svårare att vara spontan och säga något i förbifarten när man måste knäppa av sig munkavlen varje gång man ska säga något.

Var alltså noga med att bjuda in till frågor och synpunkter ofta och ha inte för bråttom med att börja prata igen om ingen säger något. Låt det hellre bli ”pinsamt tyst” någon minut extra, för att säkerställa att den som vill säga något hinner klicka igång micken, och säga det hen vill säga.

I digitala möten kan du gärna uppmuntra deltagarna att använda ”räck upp handen”-verktyget som ofta finns i programvaran ni använder, och se sen till att ge den ordet som räcker upp handen. Räck upp handen-funktionen fungerar ju i fysiska möten också förresten. 🙂

4. Öppna upp med något lättsamt

Starta gärna upp mötet med något kul och/eller personligt. Det kan kännas som ett svårt tips att ta till sig, men det behöver inte vara krångligt. Det handlar helt enkelt om att starta lite mjukt så alla hinner landa i mötet. Att du som mötesledare hälsar varje deltagare välkommen är ett bra sätt. Att berätta om något kul som hände under resan till jobbet idag eller använda en sak som du bygger en historia kring är andra klassiska exempel.

Ska ni vara kreativa tillsammans? Då kan du börja med att berätta varför du bjudit in just de här deltagarna till mötet eller workshopen. ”Ni är de som vet allra mest om det här i vår organisation” eller ”Ni brukar ha så kloka inspel så jag ville ha med er allihop i det här” så känner sig alla välkomna och du har lättare att få med dem på banan.

I digitala möten har deltagarna inte hunnit småprata med varandra eller ens säga hej innan de ”kliver in” i det digitala rummet, så de kan behöva lite extra tid för att hitta fokus.

Vill du vässa ditt ledarskap? Bli Certifierad ledare! 2+2+2 utbildningsdagar, certifiering ingår. Läs mer här!

5. Inkludera alla i mötet!

För en del personer kommer det naturligt att ta plats och ta ordet i möten. För andra inte. I ditt jobb som facilitator och mötesledare ingår att fördela talutrymmet så rättvist som möjligt. Det gäller i alla möten, både digitalt och fysiskt.

Försök att under mötets gång skapa utrymme för alla. Bromsa dem som pratar för mycket och öppna upp och bjud in dem som har svårt att ta ordet, eller de som behöver tänka lite längre. Annars finns det risk att ni missar viktig input från dessa deltagare i mötet och det är inte bra varken för deras trivsel eller för er som organisation.

Ett bra sätt att inkludera alla i mötet är också att använda sig av någon form av check-in som vi skriver om i steg nr 3.

6. Utvärdera!

Du som mötesledare: Känn efter när mötet är slut – Hur gick det här mötet? Hur var energin? Kom jag fram till det mål jag hade satt upp? Om inte – Vad ska jag ändra på för att det ska gå bättre nästa gång?

Har du hållit ett längre möte eller en workshop så är det en bra idé att be deltagarna om feedback innan de loggar ut från mötet, antingen i en check-ut-runda eller via en enkättjänst som mentimeter. Ställ gärna en specifik fråga – Hur kändes det här mötet för dig? Har du önskemål på att göra något annorlunda nästa gång?

Sen lägger du in dina slutsatser i planeringen till nästa möte, och du har en uppåtgående spiral av bättre och bättre möten.

Stort lycka till!

FLER LÄSTIPS:

4 tips för bättre digitala möten – så här undviker du zoomtrötthet

Så lyckas du med introduktion och onboarding – även på distans

Så använder du spegelneuroner i ditt ledarskap