Lönesamtal – guide & tips för dig som chef

Att hålla lönesamtal som chef kan kännas både svettigt och skrämmande. Men det behöver inte vara så dramatiskt – bara du förbereder dig och dina medarbetare på rätt sätt. Här guidar vi dig igenom de nödvändiga stegen och ger konkreta tips för hur du lägger upp lönesamtalet så att det går som en dans på rosor. Minus taggarna.

offert utbildning

Vill du utvecklas i din ledarroll? Gå Certifierad ledare, ett komplett utbildningsprogram i tre delar.

Går du också runt med en klump i magen under den årliga löneprocessen? För många lönesättande chefer är det en olustig och svår period. Det kan kännas jobbigt att behöva sätta en prislapp på medarbetarna, man skulle vilja kunna ge mer eller är rädd för att tappa nyckelmedarbetare. Men hemligheten bakom ett lyckat lönesamtal är att du förbereder dig ordentligt. Här guidar vi dig igenom stegen och bjuder på en checklista som ger stöd och struktur åt samtalet.

Ett bra lönesamtal fokuserar på prestation, inte person

Syftet med lönesamtal är att du som chef tillsammans med din medarbetare ska gå igenom och bedöma hens arbetsinsats. Ett mål för dig kan vara att även om medarbetaren inte blir nöjd med sin nya lön så ska han eller hon åtminstone kunna förstå hur du kommit fram till den.

Ett bra lönesamtal har medarbetarens uppdrag, kompetens och resultat i fokus. Du som lönesättande chef ger din bild av personens prestation och utveckling. Du ska kunna motivera det nya löneförslaget och bör också kunna svara på vad som krävs för fortsatt löneutveckling.

Se lönesamtalet som en naturlig fortsättning på utvecklingssamtalen under året. Om det kommer som en överraskning åt vilket håll lönesamtalet pekar har ni förmodligen inte haft samtal under året kring prestation och måluppfyllelse. Så se till att du gjort grundjobbet genom att hålla en löpande dialog under året. Ladda ner mall för utvecklingssamtal här.

Tydliga lönekriterier gör lönesamtalet enklare

Tydlighet är A och O i löneprocessen. Med en tydlig lönepolicy kan företaget lättare uppnå rättvisa och jämställda löner. Och med klara, begripliga lönekriterier underlättar du för dina medarbetare att förstå vad som belönas och vad som krävs för att påverka sin lön.

När både du som chef och dina medarbetare har en tydlig bild av vad som bedöms minskar risken för besvikelse. Därför är det viktigt att ni tolkar kriterierna på samma sätt. Lönekriterierna ger också dig som chef stöd i lönesamtalet, du kan  enklare förklara varför du har satt en viss lön.

I utbildningen Ny som chef får du verktyg och metoder för att lyckas med lönesamtalen – boka här.

Förberedelser inför lönesamtal – 7 steg

1. Bjud in till lönesamtal i god tid

Skicka ut inbjudan med god framförhållning så att dina medarbetare får tid att förbereda sig. Boka in tillräckligt med tid och se till att ni får sitta ostörda.

2. Stäm av med dina chefskollegor

Ta ett möte med dina lönesättande kollegor där ni gemensamt går igenom  löneökningsutrymmet, kollektivavtal och andra eventuella avtal. Se till att du har dina mandat och befogenheter klara för dig så att det inte uppstår oklarheter i samtalen med medarbetarna.

3. Samla ihop underlag

Samla in all dokumentation du behöver för en bedömning.

• Lönepolicy, lönekriterier, kollektivavtal eller andra lokala avtal.
• Uppgifter om medarbetarens lön, befattning, ansvar, arbetsuppgifter och kompetensutveckling.
• Dokumentation från det gångna årets utvecklings- och målsamtal. Hur väl har medarbetaren bidragit till verksamheten i förhållande till de uppsatta målen?

4. Ge medarbetarna uppdaterat underlag

Se till att dina medarbetare har tillgång till uppdaterad lönepolicy, lönekriterier och annan dokumentation som beskriver på vilka grunder lönen sätts, och vilka mål och resultat som medarbetarna ska uppnå.

Vill du bli bättre på att utveckla och behålla medarbetarna, er viktigaste resurs? Kolla in vårt utbildningsprogram Certifierad HR.

5. Gör en samlad bedömning

Sammanfatta medarbetarens prestationer, resultat, utveckling, personlig måluppfyllelse m.m. Vilken lönehöjning är rimlig i förhållande till arbetsinsats och lönekriterier?

6. Sätt ihop din motivering

Tänk igenom vad du vill förmedla under lönesamtalet. Hur ska du motivera ditt löneförslag och vilka argument behöver du? Hur ser du på medarbetarens prestationer i förhållande till lönekriterierna?

Förbered också ett svar på frågan ”Vad krävs för att jag ska höja min lön?”.

Beroende på vilket mandat du har kan det också vara värt att ta upp andra värden eller förmåner vid sidan av högre lön. Som exempelvis semester, flextid, träningstid. Innan du öppnar den dörren bör du dock vara på det klara med vad du kan och vill ge, och också stämma av att det är något som är av intresse för medarbetaren.

6. Förbered dig på reaktioner och argument 

Fundera igenom hur medarbetaren kan komma att reagera och hur du ska hantera olika reaktioner. Missnöje bottnar ofta i att chefen och medarbetaren har olika förväntningar. Är företagets lönepolicy och lönekriterier tydligt kommunicerade? Vet dina medarbetare vad som gäller och vad som värdesätts så att det inte kommer som en överraskning under själva lönesamtalet?

I utbildningen Konflikthantering & svåra samtal får du verktyg och praktisk träning på att hantera konflikter.

Så här lägger du upp lönesamtalet

1. Klargör syftet

Berätta hur upplägget ser ut, vilka punkter ni ska gå igenom och i vilken ordning.

2. Ge din bedömning

Redogör för vilka bedömningsgrunder du har använt och summera din bild av medarbetarens arbetsinsatser under det gångna året. Prata om hur medarbetaren har uppfyllt krav och förväntningar och vad som skulle kunna göras bättre. Ge konkreta exempel.

I de flesta diskussioner kan du utgå från följande formuleringar:

Jag har gjort värderingen av dig utifrån följande kriterier …

Sammantaget har jag kommit fram till följande förslag …

Inför nästa löneöversyn kan detta utvecklas/förbättras …

3. Lyssna på medarbetaren

Låt medarbetaren ge sin bild och berätta hur denne upplever sina förutsättningar, insatser och sin roll i verksamheten.

4. Motivera ditt löneförslag

Presentera vilken ny lön du har kommit fram till och motivera hur och varför. Berätta också hur medarbetaren kan påverka sin löneutveckling framöver.

Tips! Att träna sin förhandlingsteknik är smart inte bara inför lönesamtalet. Läs mer här.

Checklista inför lönesamtalet

• Använd en mall för dina lönesamtal. Det är lättare att vara konsekvent med alla medarbetare om du följer samma mall med frågeställningar och punkter. Ladda ner en mall för lönesamtalet här.
• Försök skapa en trygg och avspänd atmosfär. Håll dig lugn och saklig.
• Fokusera på prestation, inte person.
• Under lönesamtalet ska ni prata om medarbetarens lön. Om andra frågor kommer upp, notera och boka en separat tid vid annat tillfälle.
• Om samtalet till exempel börjar handlar om ditt sätt att utöva ledarskap, om organisatoriska problem eller samarbetet i gruppen, eller om samtalet glider in på andra medarbetares löneläge – för tillbaka diskussionen till den aktuella medarbetaren.
• Var beredd på att din medarbetare ifrågasätter och argumenterar. Lyssna och respektera hens åsikter men var tydlig och stå fast vid din bedömning.
• Dokumentera vad ni har kommit överens om i direkt anslutning till lönesamtalet, då ni båda har det i färskt minne. Det är bra att ha som utgångspunkt för nästa års lönesamtal.

Lycka till!

FLER LÄSTIPS FÖR DIG:

Ny som chef: Lyckas med första veckorna på jobbet

Förhandling? Så här bemöter du fulknepen

Har du ett eget lönesamtal som väntar? Här får du bra tips

PSST. Missa inte den här korta videon om hur du bäst lägger upp ett jobbigt samtal.